Descrição Geral:
O Assistente Administrativo da área de Call Center da Otorrino DF atua como suporte para a equipe de atendimento (telefonistas) garantindo o bom funcionamento das operações e processos dos setor.
Oferece apoio aos novos colaboradores na adaptação às rotinas do setor, auxiliar a coordenação em demandas administrativas, monitorar a operacionalização das plataformas utilizadas, acompanhar a qualidade das ligações e chats, e colaborar nas atividades que assegurem a excelência no atendimento ao cliente.
Principais Responsabilidades:
* Orientação e Suporte: Acompanhar, treinar e orientar novos integrantes da equipe, garantindo integração adequada aos processos da empresa.
* Comunicação Interna: dissemina avisos, comunicados e instruções no quadro de informações da equipe.
* Atendimento Digital: Auxiliar na gestão dos chats de atendimento, organizando informações e encaminhamentos.
* Reuniões: Apoia a gestão do setor nas reuniões e assuntos internos a serem tratados com a equipe, incluindo agendamento, elaboração de pautas e atas, quando necessário.
* Auditoria de Qualidade: Realizar auditoria nas ligações (ativas e receptivas), avaliando padrões de atendimento, postura e cumprimento de scripts.
* Indicadores e Relatórios: Coopera com relatórios de desempenho baseados em indicadores como número de ligações recebidas, atendidas por colaborador, chats atendidos, retornos de abandonadas, em espera ou sendo recusada pelo colaborador e demais que considere pertinente o acompanhamento.
* Controle de Planilhas: Manter planilhas de uso compartilhado com equipe, atualizadas para informações estarem padronizadas e acessível a todos.
* Apoio Administrativo Geral: Dar suporte à coordenação do setor em demandas administrativas diversas relacionadas à funcionalidades das plataformas de uso pelo setor, ex.: validação dos números de whatsapp na plataforma, acionar equipes de suporte quando necessário, observar se os operadores estão logados e aptos ao atendimento, funcionamento do chat clinic, apoiar no monitoramento de gestão do sistema de telefonia (pausas, classificações...)
Requisitos:
* Ensino médio completo (superior cursando ou completo em Administração, Processos Gerenciais ou áreas correlatas será um diferencial)
* Conhecimento intermediário em Excel (tabelas, gráficos, fórmulas básicas)
* Boa comunicação verbal e escrita
* Experiência anterior em ambiente de call center ou atendimento ao cliente
* Organização, proatividade e atenção a detalhes
Competências Técnicas:
* Conhecimento em Atendimento ao Cliente;
* Apoio e cooperação com a gestão em Auditoria de Qualidade em Ligações;
* Assistência e cooperação com dos Indicadores de Atendimento;
* Domínio de Excel básico ou Planilhas de Controle;
* Organização de Rotinas Administrativas;
* Conhecimento em Ferramentas de Call Center / CRM;
* Noções de Treinamento ou Integração de Novatos;
* Redação Comercial e Comunicação Escrita;
* Gestão de Tempo e Priorização de Demandas;
* Conhecimentos Básicos de Ética e LGPD;