**Sobre o cargo**:
Você é organizada, ágil e gosta de estar sempre um passo à frente? Tem habilidade para lidar com múltiplas demandas e garantir que tudo funcione com eficiência? Se sim, essa oportunidade é para você!
Estamos em busca de uma **Secretária Executiva Sênior** para atuar diretamente com a diretoria, garantindo que a comunicação, a agenda e os processos administrativos fluam com precisão e estratégia. Se você se destaca pela proatividade, atenção aos detalhes e discrição, queremos conhecer você!
**Responsabilidades**
- Gerenciar a agenda do executivo, incluindo agendamento e cancelamento de compromissos, reuniões e viagens;
- Oferecer suporte na organização de eventos corporativos e reuniões de alto nível;
- Auxiliar na comunicação entre departamentos e a diretoria, garantindo a eficiência dos processos internos;
- Elaborar atas de reuniões, ofícios e comunicados institucionais;
- Receber, conferir e encaminhar documentações, organizando arquivos e documentos estratégicos;
- Realizar atendimento presencial e telefônico a clientes, parceiros e stakeholders;
- Desenvolver relatórios, apresentações e outros documentos estratégicos;
- Controlar pagamentos e reembolsos relacionados à diretoria;
- Administrar correspondências e comunicações internas e externas;
- Coordenar a logística de viagens e compromissos da diretoria;
- Garantir a confidencialidade e segurança das informações sensíveis;
- Manter o ambiente de trabalho organizado e funcional.
**Entregas esperadas**
- **Gestão de agenda eficiente**: otimização dos compromissos da diretoria, garantindo produtividade e evitando conflitos de horário.
- **Documentação estruturada**: relatórios, apresentações e correspondências organizadas e elaboradas de forma estratégica.
- **Comunicação clara e eficaz**: fluxo de informações entre as áreas da empresa e stakeholders alinhado e sem ruídos.
- **Eventos e reuniões bem planejados**: suporte na logística e organização de encontros presenciais e virtuais.
- **Alta discrição e eficiência**: gestão segura de informações e execução ágil dos processos administrativos.
**Requisitos**
- Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
- Experiência mínima de 3 a 5 anos na função, preferencialmente em empresas de médio ou grande porte;
- Experiência com organização de eventos, gestão de viagens e elaboração de documentos estratégicos;
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita;
- Organização, atenção aos detalhes e capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente;
- Conhecimento intermediário no Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);
- Domínio de ferramentas de gestão de agenda (Google Calendar, Microsoft Outlook);
- Capacidade de lidar com informações sigilosas e situações de alta demanda;
- Inglês intermediário ou avançado;
- Espanhol será um diferencial;
- Apresentação profissional compatível com a função.
- Dispobilidade para viagens
**Ferramentas necessárias**:
- Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);
- Softwares de videoconferência (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet);
- Ferramentas de gestão de tarefas e comunicação (Pipefy, Google Chat);
- Aplicativos para gestão de viagens e reembolsos.