Atividades:
• Organizar agendas e reuniões dos diretores (reuniões com diretos, cafés da diretoria, bate-papos, encontros de clima), sempre controlando a logística e recursos que se fazem necessários aos participantes.
• Organizar pautas para reuniões da diretoria, levantando os temas a serem abordados com os envolvidos na reunião, enviar convite aos participantes e convidados e avaliar as compatibilidades de agendas dos palestrantes e / ou participantes externos da reunião.
• Controlar as reuniões dos diretores, estabelecendo o tempo e horário para cada tema, anunciando temas e participantes, propondo intervalos, de forma a garantir o bom andamento da reunião e priorização dos temas.
• Realizar a ATA das reuniões de diretoria, quando necessário. Acompanhar o andamento das atividades definidas nas atas, fazendo interação com os gestores das áreas e outros clientes e posicionar o diretor sobre qualquer desvio no andamento das atividades. •
• Centralizar e garantir o alinhamento da diretoria referente aos processos corporativos (férias da equipe, banco de horas, status das metas da diretoria, orçamento, aprovações diversas, comunicações para o time) e ser o ponto focal para os temas que envolvem toda a diretoria. •
• Redigir e/ou editar textos e ofícios, preparar planilhas e apresentações em Powerpoint, inclusive em idioma estrangeiro (inglês e/ou espanhol), se necessário.
• Providenciar passagens aéreas, reserva de hotéis, automóvel, adiantamentos de numerário e prestação de contas e demais que se fazem necessários à viagens dos executivos
• Receber, classificar, registrar e distribuir expedientes e correspondências internas e externas e manter o arquivo de documentos físicos e virtuais da diretoria organizados.
• Analisar as despesas operacionais do centro de custo da diretoria, acompanhar a atualizar o realizado x orçado das despesas da diretoria, além de controlar os pagamentos do centro de custo. • Gerenciar as despesas do cartão corporativo do diretor, fazendo a prestação de contas mensal.
Requisitos:
* Formação superior completa
* Experiência no setor industrial
* Diferencial vivência no segmento farmacêutico
* Conhecimento em SAP Concur
* Domínio Pacote Office
* Desejável Inglês
Modelo de contrato: Temporário
Jornada de trabalho: Segunda à sexta (horário flexível entrando entre 07h e 09h, saída entre 16h e 18h)