Área e especialização profissional: Administração - Secretariado
Nível hierárquico: Assistente
Lugar de trabalho: São Paulo, SP
Regime de contratação de tipo Temporário
Jornada Período Integral
Cargo: Assistente Executivo(a) Modelo de contrato: Temporário (Colaborador Randstad) Tempo de contrato: Temporário (90 Dias - Máx. 9 meses) com chances de efetivação Chance de efetivação e/ou internalização: Sim Modalidade de trabalho: híbrido 3x presencial 2x em casa - flexível. Horário de trabalho: Segunda a Sexta - 08h00 às 17h48 com 1h de intervalo Local de trabalho: Av. das Nações Unidas - Cidade Monções, São Paulo - SP. Principais Atividades: O Assistente Executivo (EA) fornece suporte de administração de projetos e negócios à equipe de pesquisa em todos os aspectos do processo de pesquisa, incluindo: preparação e gerenciamento de documentos, agendamento e planejamento de entrevistas e reuniões com candidatos e clientes, contas a receber e contas a pagar, relatórios de despesas, gerenciamento de remessas e arquivos. Uma parte integrante da função de um EA é a resolução de problemas na execução da pesquisa e no processo administrativo. - Responsável pela administração do processo de busca para todas as atribuições de busca da equipe - Formatação, edição, revisão, preparação e transmissão de entregas ao cliente - Manter calendário de consultores - Preparar roteiros de viagem para o consultor, cliente ou candidato em qualquer parte do processo de busca - Apoiar uma equipe de pesquisa com gerenciamento de contas e relacionamento com clientes, incluindo despesas de consultoria, faturas/contas para recebimento de clientes e outros relatórios financeiros - Criação e manutenção de um sistema eficiente de gerenciamento e acompanhamento de arquivos para todos os processos de pesquisa - Manter a comunicação com clientes e candidatos por meio de agendamento e priorização de comunicações por telefone e e-mail - Verificação dos graus dos candidatos - Construir consistentemente relacionamentos fortes e bom relacionamento com candidatos e clientes - Manter a precisão, qualidade e integridade de todas as informações de pesquisa no banco de dados Heidrick & Struggles - Manter e desenvolver habilidades relacionadas ao trabalho participando de programas de aprendizagem da empresa e mantendo-se atualizado com as leituras relacionadas ao trabalho/setor - Manter a confidencialidade do cliente, do candidato e de toda a empresa - Contribuir para a equipe e o escritório fornecendo assistência de recepção e apoio a outros EAs - Pode auxiliar na pesquisa de banco de dados e registro de registros em colaboração com recursos de prática de Associado ou Pesquisador Associado Requisitos técnicos: - Ensino médio completo obrigatório / diploma universitário desejado - Conhecimento proficiente de todos os produtos Microsoft Office. - Experiência em lidar com pessoas de todos os níveis de uma organização, obtida e fornecida informações frequentemente complexas e sensíveis em comunicações verbais e escritas. - Excelentes habilidades de comunicação — verbal, escrita e auditiva - Atuação com agenda de executivos, clientes e eventos, acompanhamento de projetos (parte administrativa - contrato, jurídico, faturamento, etc). - Necessário inglês avançado (irá usar no dia a dia).
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