Contrato: Secretária Bilingue (PJ)
Local: Alphaville
Resumo:
Assessorar a Presidência e Diretoria em assuntos pessoais e de escritório. Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e controlar equipes e atividades. Controlar documentos e correspondências. Atender usuários externos e internos. Organizar eventos e viagens e prestar serviços em idiomas estrangeiros. Assessorar nas atividades de ensino.
Responsabilidades:
Assessorar direções: Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.
Atender pessoas: Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
Gerenciar informações: Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.
Elaborar documentos: Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.
Controlar correspondência: Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
Organizar eventos e viagens: Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções.
Supervisionar equipes de trabalho: Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe (empregada, motorista).
Arquivar documentos: Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência.
Compras: Mantimentos, papelaria, alimentação, entre outros;
Compromissos pessoais: Agendar e acompanhar consultas médicas, reservas em restaurantes.
Financeiro: Conciliação bancária e de cartões de crédito, reembolsos, prestação de contas.
Qualificações:
Pacote office;
Inglês avançado;
Tecnólogo e/ou graduação em Secretariado, Administrações e cursos correlato a área.
Skills:
Gestão de Equipe;
Comunicação;
Organização;
Senso de urgência;
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