Objetivo do cargo
A Secretária de Vendas será responsável por executar atividades administrativas e operacionais relacionadas à documentação de veículos, emissão de notas fiscais e controle de processos internos.
Requisitos:
* Ensino médio completo;
* Desejável experiência anterior em rotinas administrativas de uma concessionária;
* Experiência na área administrativa, com foco na organização e cumprimento da ordem cronológica de processos;
* Experiência em emissão de notas fiscais;
* Experiência com faturamento de vendas, incluindo conferência e processamento de documentos;
* Desejável conhecimento sobre financiamento de veículos, processos administrativos de transferência, emplacamento de veículos novos e vistoria cautelar;
* Domínio básico de Excel para organização de cronogramas e gerenciamento de dados;
* Boa comunicação para interação com a equipe de vendas;
* Organização para cumprimento de cronogramas e prazos.
Principais Atividades:
* Realizar a emissão de notas fiscais e acompanhar o processo de faturamento de vendas, garantindo a correta documentação das transações;
* Gerenciar e organizar processos administrativos relacionados à transferência de veículos, emplacamento e vistoria cautelar;
* Auxiliar no controle e acompanhamento de financiamentos de veículos, garantindo que toda a documentação esteja correta e dentro dos prazos;
* Manter atualizado o cronograma de processos administrativos da concessionária, assegurando a ordem cronológica das atividades;
* Utilizar Excel para organização de dados, relatórios e controle de informações administrativas;
* Realizar conciliação de documentação com dados no sistema;
* Prestar suporte à equipe de vendas no que se refere a documentações e processos administrativos;
* Garantir a correta organização e arquivamento de documentos referentes às vendas, transferências e financiamentos de veículos;
* Assegurar o cumprimento de prazos e a organização das demandas administrativas da concessionária;
* Manter contato com prefeituras e órgãos reguladores para emissão de documentação necessária para transferência veicular;
* Atender clientes e fornecedores de forma cordial e profissional;
* Sugerir melhorias nos processos administrativos para otimização do trabalho.
Conhecimentos:
* Emissão de notas fiscais e processos fiscais relacionados a vendas de veículos;
* Procedimentos administrativos de transferência de veículos, emplacamento e vistoria cautelar;
* Faturamento de vendas, incluindo conferência e processamento de documentos;
* Processos de financiamento de veículos e documentação necessária para aprovação;
* Uso de sistemas administrativos e softwares de gestão utilizados em concessionárias;
* Pacote Office, especialmente Excel, para organização de cronogramas e controle de dados;
* Normas e regulamentações aplicáveis ao setor automotivo e concessionárias;
* Noções básicas de atendimento e suporte administrativo à equipe de vendas.
Habilidades:
* Capacidade de gerenciar cronogramas, documentos e prazos administrativos de forma eficiente.
* Precisão no manuseio de documentos e processos administrativos, evitando erros em emissões fiscais e transferências de veículos.
* Habilidade para interagir com a equipe de vendas, esclarecer dúvidas e garantir o fluxo correto de informações.
* Capacidade de antecipar necessidades e agir preventivamente para evitar atrasos nos processos.
* Facilidade para lidar com sistemas administrativos, softwares de gestão e Excel para controle de informações.
* Capacidade de colaborar com diferentes setores da concessionária, garantindo que os processos fluam corretamente.
* Habilidade para lidar com mudanças em normas, regulamentos e processos internos.
* Capacidade de entender e seguir a ordem cronológica dos processos administrativos, garantindo conformidade e organização.
Atitudes:
* Cumprir prazos e garantir a correta execução dos processos administrativos.
* Demonstrar dedicação às atividades, buscando sempre a melhor performance e qualidade no trabalho.
* Antecipar demandas, identificar problemas e propor soluções antes que se tornem obstáculos.
* Tratar informações e documentos com confidencialidade e integridade.
* Buscar excelência nos processos, minimizando erros e retrabalho.
* Trabalhar com eficiência para garantir que todas as demandas sejam concluídas de maneira organizada e dentro do prazo.
* Trabalhar em sintonia com a equipe de vendas e outros setores para garantir um fluxo eficiente de informações e processos.
* Estar preparado para mudanças e ajustes nos processos conforme necessário.
* Manter um comportamento adequado no ambiente de trabalho, com cordialidade e respeito aos colegas e clientes.
Horário de trabalho: de segunda a sexta, das 8h às 18h, e aos sábados, das 9h às 13h.
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