**DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES**:
a) Monitorar, receber e analisar solicitações de: estruturação/organização de documentos,
assessoria e consultoria documental via sistemas de solicitação de demandas;
b) Realizar visita ao cliente, caso necessário, para análise mais detalhada da demanda, tendo
por resultado um diagnóstico preliminar da situação, podendo ser um plano de trabalho
contendo plano de ação com cronograma da execução;
c) Orientar o cliente quanto aos procedimentos para solicitação de serviços de gestão
documental da Gerência de Mobilidade e Gestão Documental, dos Serviços Compartilhados.
mesmo uma instrução de trabalho para suporte a uma atividade ou projeto;
d) Acompanhar/realizar a abertura do projeto de gestão documental através de reunião com o
cliente;
e) Apoiar na estruturação de projetos de gestão de documentos intramuros e extramuros, na
definição de aspectos como: recursos financeiros, físicos, de infraestrutura, humanos.
Inclusive, na elaboração de documentos técnicos de suporte, como: plano de trabalho,
orientações técnicas, instruções de trabalho;
f) Monitorar a execução das atividades mediante a realização de visitas periódicas ao local de
execução do projeto ou através de videoconferências, conforme indicação da fiscalização,
propondo melhorias à equipe responsável quando aplicável;
g) Os projetos a serem acompanhados podem ser intramuros ou extramuros, quando executados
no fornecedor;
h) Informar à fiscalização quando forem identificados desvios ou não conformidades relativas à
execução dos projetos, sugerindo soluções técnicas para os problemas;
i) Mapear fluxos documentais das áreas da companhia e, quando aplicável, estruturar projetos a
partir dos diversos conjuntos documentais mapeados;
j) Acompanhar/realizar a reunião de encerramento do projeto, registrando as lições aprendidas
para melhoria contínua do processo;
k) Participar das reuniões de acompanhamento de projetos realizadas pela gerência de
Mobilidade e Gestão Documental, subsidiando a Fiscalização com análises e validações de
documentos gerados pelas equipes dos projetos de gestão documental executados por outros
fornecedores;
l) Elaborar, revisar e atualizar documentos (apresentações, atas de reunião, etc.)
para subsidiar
as atividades de gestão documental, de acordo com orientações definidas pela
PETROBRAS.