Estamos em busca de uma
Pessoa
Estagiária para atuar na Secretaria.
Essa pessoa irá auxiliar a Secretária Plena no assessoramento da Diretoria Executiva por meio do controle de agenda, atendimento telefônico, recepção de visitantes, organização de viagens, organização de reuniões, arquivo de contratos e documentos, entre outras atividades.
Responsabilidades e atribuições
* Agenda
* Agendamento de reuniões e compromissos diversos.
* Atendimento telefônico e recepção de visitantes
* Atender as ligações direcionadas à Diretoria, fazendo a triagem das mesmas e direcionando a outros setores quando necessário.
* Recepcionar os visitantes da Diretoria.
* Documentação
* Redação, arquivo e demais providências
* Redação de documentos diversos como cartas, e-mails, atas, procurações, contratos, entre outros.
* Providenciar reconhecimento de firmas, autenticação de cópias, registro de documentos.
* Auxiliar na organização do arquivo cronológico da correspondência expedida pela instituição, fornecendo numeração própria e arquivando a cópia das cartas emitidas.
* Colher as assinaturas dos diretores em contratos, cartas e outros documentos, de forma física ou digital.
* Arquivo de contratos e documentos digitais e físicos.
* Reuniões
* Prestar apoio na organização das reuniões da Diretoria, Conselhos, Comitês e Assembleias: monitorar a agenda, elaborar convocações, enviar e-mails e invites, preparar o espaço, providenciar café, livro/lista de presença, objetivando que todos os prazos sejam devidamente cumpridos.
* Organização de Viagens
* Organizar com a Secretária Plena as viagens da Diretoria, através da compra de passagens aéreas e reserva de hotéis, de acordo com as normas do museu, a fim de que a viagem ocorra de acordo com as necessidades dos executivos.
* Solicitar reembolso de despesas quando necessário.
* Prestar suporte nas atividades do setor de forma geral.
Requisitos e qualificações
* Graduação em Secretariado;
* Inglês: Intermediário;
* Boa comunicação escrita e verbal — Redação comercial;
* Pacote Office;
* Conhecimentos da rotina administrativa e arquivo;
* Responsabilidade, discrição, pontualidade e comprometimento.
Informações adicionais
* Bolsa auxílio mensal;
* Vale-refeição e/ou alimentação no cartão Flash;
* Vale-cultura no cartão Flash;
* Vale-transporte - conforme necessidade;
* TotalPass;
* Clude Saúde;
* Cartão SESC;
* Cartão Amigo MASP individual anual;
* Cartão ICOM (Comitê Internacional dos Museus): empréstimo de cartão do MASP para uso em viagens.