A Mackay Marine é uma empresa global de serviços de eletrônica marítima com sede nos EUA e mais de 500 funcionários em 60 centros de serviço em 22 países, incluindo as Américas, Europa, África e Ásia. A Mackay está buscando um(a) Secretário(a) de Centro de Serviço experiente, fluente em inglês e com as habilidades e qualificações descritas abaixo para trabalhar 100% presencialmente em nossa unidade do Rio de Janeiro. A Mackay oferece salários e benefícios competitivos, como seguro saúde/odontológico, férias anuais, vale-refeição e vale-transporte. Resumo da Vaga de Secretário(a) de Centro de ServiçoO(A) Secretário(a) do Depósito é responsável por prestar apoio administrativo ao Diretor Geral do depósito no Brasil e encaminhar todas as questões e assuntos de Recursos Humanos à Matriz. As responsabilidades diárias incluem recepcionar visitantes, atender o telefone e responder e-mails, distribuir/enviar correspondências e/ou encomendas, inserir dados, emitir faturas, manter arquivos e criar/atualizar registros/documentos gerados por computador. Outras atribuições podem incluir verificar o estoque, solicitar mercadorias, precificar ordens de serviço, manter registros do almoxarifado e realizar o envio e recebimento de mercadorias. As responsabilidades incluem, entre outras:• Seguir sempre as políticas e os procedimentos da Mackay.• Atuar como recepcionista, recepcionando visitantes e mantendo a área de recepção organizada.• Atender telefonemas, e-mails, solicitações de clientes e consultas sobre estoque.• Responder a perguntas dos departamentos de RH Corporativo, Folha de Pagamento, Contabilidade, Marketing, TI, SI e seus executivos. Encaminhar todas as questões ou assuntos relacionados à Folha de Pagamento e/ou Recursos Humanos para o RH Corporativo.• Coordenar viagens e toda a documentação necessária para os técnicos.• Manter e atualizar arquivos, registros internos, planilhas, relatórios e correspondências.• Inserir dados no banco de dados Solomon, processar registros de consultas de vendas e ordens de serviço.• Coordenar a distribuição de correspondências recebidas e enviadas, e gerenciar as necessidades de envio do depósito.• Processar faturas semanais e enviá-las aos clientes de acordo com suas instruções.• Processar relatórios de despesas, manter registros internos de férias/licença médica e relatórios diários de horas trabalhadas para engenheiros de serviço.• Preparar folhas de ponto quinzenalmente para aprovação dos supervisores e enviar ao Departamento de Folha de Pagamento dentro do prazo estabelecido.• Receber e processar pedidos; emitir equipamentos, peças e/ou suprimentos.• Atribuir kits de serviço aos técnicos, verificar o estoque utilizado e devolvido e manter todos os registros relacionados.• Verificar o estoque disponível e auxiliar nas transferências de estoque.• Contatar fabricantes e distribuidores por telefone, fax e/ou e-mail para obter disponibilidade e preços de equipamentos, peças ou materiais necessários.• Verificar se as mercadorias recebidas correspondem aos pedidos de compra e/ou requisições para garantir que estejam completas.• Outras tarefas conforme designadas. Qualificações para Secretário(a) de Depósito:• Mais de 3 anos de experiência em suporte administrativo e de escritório.• Mais de 1 ano de experiência em inventário (preferencial).• Habilidade para realizar múltiplas tarefas e trabalhar bem sob pressão. • Domínio do Pacote Office, incluindo Excel e Word.• Boa apresentação pessoal, pontualidade e discrição.• Excelente comunicação telefônica, verbal e escrita.• Excepcional capacidade de organização e comprometimento com o cumprimento de prazos.• Carteira de habilitação válida e veículo próprio são requisitos. Os candidatos devem ter autorização legal para trabalhar no Brasil e passar por uma rigorosa verificação de antecedentes.