Description
O Analista Administrativo se responsável por apoiar e garantir a execução eficiente das rotinas administrativas do Vivaz, que envolve faturamento, controle de repasses e lançamento de notas fiscais, assim como analisar e acompanhar os indicadores de NPS, garantindo a conformidade com os fluxos administrativos e a qualidade da experiência de pacientes, profissionais e equipes.
Responsibilities
* Gerir e organizar agendas institucionais, incluindo abertura, bloqueio, cancelamentos e confirmações de horários, garantindo a eficiência dos fluxos administrativos.
* Acompanhar e otimizar o planejamento de atendimentos e sessões, assegurando o correto agendamento, reagendamento e confirmação junto às equipes envolvidas.
* Registrar e acompanhar demandas administrativas e operacionais por meio do sistema SMART, garantindo o correto direcionamento e resolução das solicitações.
* Gerir solicitações de tokens e autorizações de convênios, assegurando a correta vinculação dos atendimentos e conformidade com os processos de faturamento.
* Realizar atualizações cadastrais e contratuais de pacientes e convênios, mantendo os registros administrativos atualizados e consistentes.
* Controlar documentos e formulários institucionais, como receituários controlados (azuis e amarelos), zelando pelo armazenamento e rastreabilidade.
* Atuar no suporte administrativo às equipes de atendimento, garantindo o correto registro de informações, atualização de sistemas e apoio às rotinas operacionais.
* Gerir pedidos e controle de materiais administrativos e ambulatoriais, monitorando estoque, consumo e solicitações de reposição junto aos setores responsáveis.
* Análise e acompanhamento dos indicadores de satisfação (NPS) dos atendimentos presenciais, consolidando dados e relatórios para análise e melhoria contínua.
* Gerir as rotinas administrativas e financeiras, como conferência de valores, emissão e lançamento de notas fiscais, controle de repasses e organização documental para faturamento.
* Manter atualizado o sistema administrativo com informações de pacientes, profissionais e processos internos, assegurando integridade e rastreabilidade dos dados.
* Apoiar o desenvolvimento e aprimoramento de processos administrativos, propondo melhorias que otimizem fluxos, reduzam retrabalhos e garantam conformidade com políticas internas.
Prerequisites
* Ensino superior completo em Administração, Gestão Hospitalar ou áreas correlatas;
* Experiência na área administrativa com faturamento e emissão de notas fiscais, atendimento ao público presencial e em multicanal.
* Domínio de ferramentas digitais (WhatsApp Business, planilhas, sistemas de gestão e e-mail)
* Conhecimento do pacote office.
Experiences
* Plano de Saúde e Odontológico
* Treinamentos técnicos e comportamentais específicos para a função;
* Biblioteca Comunitária;
* Clube de Benefícios com descontos em compras com parceiros comerciais;
* Espaço de Repouso exclusivo e climatizado para uso durante a intrajornada de trabalho;
* Refeições balanceadas, preparadas pela equipe da cozinha;
* Copa do Colaborador com disponibilidade de frutas, lanches e café;
* Wellhub (Gympass)
* Bem-Estar: Ações direcionadas à integração e saúde (física e emocional) como programas:
* Cuidando de quem Cuida;
* Ginástica Laboral;
* Quick Massage;
* Sexta-feira Gourmet;
* Programa de reconhecimento "Passaporte do Cuidador".