Responsabilidades e atribuições
Estamos em busca de um profissional dinâmico, organizado, Proatividade, discreto e com excelente fluxo em âmbito institucional para atuar no suporte direto a conselhos deliberativos e lideranças executivas. Se você possui facilidade com eventos, gestão de pautas e relacionamento com stakeholders, esta vaga é para você.
Principais Responsabilidades:
• Assessoria Executiva: Prestar suporte direto a presidências e lideranças, organizando agendas e assessorando em reuniões internas e externas.
• Gestão de Colegiados: Organizar pautas, convocar membros, confirmar presenças e redigir atas de reuniões ordinárias e extraordinárias.
• Logística de Eventos e Reuniões: Preparar salas (Apresentações em slide, microfones e materiais), realizar reserva de espaços e coordenar serviços de hospitalidade (coffee breaks, buffets e reservas de almoços/jantares).
• Comunicação e Relacionamento: Realizar o atendimento aos membros dos conselhos via grupos de mensagens e e-mail, sanando dúvidas e mantendo o fluxo de informações atualizado.
• Apoio Administrativo: Manter bancos de dados e listas de frequência atualizados, além de realizar lançamentos de despesas e controle de documentos do setor.
• Suporte Operacional: Auxiliar na criação de artes para convites e colaborar com o setor de eventos na execução de ações institucionais.
Requisitos e qualificações
Experiências e qualificações:
Experiência em Assessoria Institucional, organização de eventos ou Secretariado
Experiência em redigir documentos oficiais (atas e pautas)
Experiência com organização de eventos
Domínio do Pacote Office (especialmente ferramentas de apresentação e planilhas)
Comunicação verbal e escrita
Instruções adicionais:
Disponibilidade de Horário:
• Horário comercial (08h às 18h).
*Disponibilidade para pautas estendidas de eventos às segundas-feiras até as 21h (com jantar incluso e hora extra).
*Participação em reunião mensal específica ( até 21h) e em média 5 grandes eventos institucionais por ano (sextas-feiras à noite).