A Mackay Marine é uma empresa global de serviços de eletrônica marítima com sede nos EUA e mais de 500 funcionários em 60 centros de serviço em 22 países, incluindo as Américas, Europa, África e Ásia.
A Mackay está buscando um(a) Secretário(a) de Centro de Serviço experiente, fluente em inglês e com as habilidades e qualificações descritas abaixo para trabalhar 100% presencialmente em nossa unidade do Rio de Janeiro. A Mackay oferece salários e benefícios competitivos, como seguro saúde/odontológico, férias anuais, vale-refeição e vale-transporte.
Resumo da Vaga de Secretário(a) de Centro de Serviço
O(A) Secretário(a) do Depósito é responsável por prestar apoio administrativo ao Diretor Geral do depósito no Brasil e encaminhar todas as questões e assuntos de Recursos Humanos à Matriz. As responsabilidades diárias incluem recepcionar visitantes, atender o telefone e responder e-mails, distribuir/enviar correspondências e/ou encomendas, inserir dados, emitir faturas, manter arquivos e criar/atualizar registros/documentos gerados por computador. Outras atribuições podem incluir verificar o estoque, solicitar mercadorias, precificar ordens de serviço, manter registros do almoxarifado e realizar o envio e recebimento de mercadorias.
As responsabilidades incluem, entre outras:
• Seguir sempre as políticas e os procedimentos da Mackay.
• Atuar como recepcionista, recepcionando visitantes e mantendo a área de recepção organizada.
• Atender telefonemas, e-mails, solicitações de clientes e consultas sobre estoque.
• Responder a perguntas dos departamentos de RH Corporativo, Folha de Pagamento, Contabilidade, Marketing, TI, SI e seus executivos. Encaminhar todas as questões ou assuntos relacionados à Folha de Pagamento e/ou Recursos Humanos para o RH Corporativo.
• Coordenar viagens e toda a documentação necessária para os técnicos.
• Manter e atualizar arquivos, registros internos, planilhas, relatórios e correspondências.
• Inserir dados no banco de dados Solomon, processar registros de consultas de vendas e ordens de serviço.
• Coordenar a distribuição de correspondências recebidas e enviadas, e gerenciar as necessidades de envio do depósito.
• Processar faturas semanais e enviá-las aos clientes de acordo com suas instruções.
• Processar relatórios de despesas, manter registros internos de férias/licença médica e relatórios diários de horas trabalhadas para engenheiros de serviço.
• Preparar folhas de ponto quinzenalmente para aprovação dos supervisores e enviar ao Departamento de Folha de Pagamento dentro do prazo estabelecido.
• Receber e processar pedidos; emitir equipamentos, peças e/ou suprimentos.
• Atribuir kits de serviço aos técnicos, verificar o estoque utilizado e devolvido e manter todos os registros relacionados.
• Verificar o estoque disponível e auxiliar nas transferências de estoque.
• Contatar fabricantes e distribuidores por telefone, fax e/ou e-mail para obter disponibilidade e preços de equipamentos, peças ou materiais necessários.
• Verificar se as mercadorias recebidas correspondem aos pedidos de compra e/ou requisições para garantir que estejam completas.
• Outras tarefas conforme designadas.
Qualificações para Secretário(a) de Depósito:
• Mais de 3 anos de experiência em suporte administrativo e de escritório.
• Mais de 1 ano de experiência em inventário (preferencial).
• Habilidade para realizar múltiplas tarefas e trabalhar bem sob pressão. • Domínio do Pacote Office, incluindo Excel e Word.
• Boa apresentação pessoal, pontualidade e discrição.
• Excelente comunicação telefônica, verbal e escrita.
• Excepcional capacidade de organização e comprometimento com o cumprimento de prazos.
• Carteira de habilitação válida e veículo próprio são requisitos.
Os candidatos devem ter autorização legal para trabalhar no Brasil e passar por uma rigorosa verificação de antecedentes.