Assumindo o papel de recepcionista administrativa, você será fundamental na criação de uma imagem positiva e profissional da empresa.
O seu dia começa recepcionando visitantes e clientes, atendendo chamadas telefônicas, gerenciando correspondências, agendas e suprimentos. Além disso, você terá responsabilidades variadas como preparar documentos precisos e atualizados de todas as atividades.
* Recepcionar e encaminhar visitantes, clientes e fornecedores;
* Atender e fazer chamadas telefônicas, direcionando as ligações para os setores ou pessoas adequadas;
* Gerenciar correspondências, recebendo, classificando e distribuindo, bem como enviando e recebendo fax e e-mails;
* Organizar agendas e reservas, agendando reuniões, conferências e reservas de viagens, fazendo ajustes de horários e enviando lembretes aos participantes;
* Preparar documentos precisos, como relatórios, apresentação e outros materiais administrativos;
* Gerenciar suprimentos de escritório, controlando os estoques, realizando compras, enviando pedidos de materiais, monitorando orçamentos e garantindo que os materiais estejam disponíveis quando necessário;
* Fazer anotações precisas e atualizados de todas as atividades, gerenciando arquivos, documentos e pasta, entre outros.
No entanto, você não terá contato com o cliente após o primeiro contato, pois ela fará as indicações necessárias