Buscamos um Analista Administrativo proativo e altamente organizado para dar suporte essencial à equipe de Gerentes de Projetos da Quadrante. Este profissional será fundamental para a eficiência da gestão documental e operacional dos projetos, auxiliando na organização de informações, no controle de processos e na garantia da conformidade dos fluxos de trabalho. Se você possui paixão por processos bem definidos, organização impecável e habilidade para gerenciar múltiplas informações, esta vaga é para você.
Responsabilidades
* Prestar apoio administrativo e operacional direto aos Gerentes de Projetos (PMs) na execução de suas atividades diárias.
* Auxiliar na elaboração e organização das medições de cobrança aos clientes, garantindo a documentação necessária e a conformidade dos dados.
* Colaborar na atualização e controle de cronogramas de projetos, inserindo dados, monitorando prazos e auxiliando na geração de relatórios de progresso.
* Operar os softwares de gerenciamento eletrônico de documentos da empresa, sendo responsável pela emissão, organização, controle de versões e distribuição de documentos dos projetos.
* Realizar a conferência e validação de listas de documentos, garantindo a completude e a acuracidade das informações.
* Manter a organização de pastas, arquivos físicos e digitais dos projetos, assegurando o fácil acesso e a rastreabilidade das informações.
* Apoiar na preparação de apresentações, relatórios e outros materiais de apoio para as reuniões de projeto.
* Monitorar o cumprimento de prazos e etapas administrativas, alertando os PMs sobre necessidades de ação.
* Identificar oportunidades de melhoria nos processos administrativos e de gestão documental, propondo soluções para otimização do fluxo de trabalho.
Requisitos
* Formação superior completa ou em andamento em Administração, Engenharia, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
* Experiência prévia em funções administrativas, de apoio a equipes ou em ambiente de projetos.
* Excelente capacidade de organização, atenção a detalhes e metodologia para gestão de grandes volumes de informações.
* Forte orientação a processos e habilidade para seguir e propor melhorias em fluxos de trabalho.
* Domínio do Pacote Office, com proficiência avançada em Excel (planilhas, fórmulas, organização de dados).
* Familiaridade com sistemas de gestão documental (DMS) ou alta capacidade de aprendizado rápido para novas ferramentas e softwares.
* Habilidade de comunicação clara e eficaz, tanto escrita quanto verbal, para interagir com PMs e outras equipes.
* Proatividade, senso de urgência e capacidade de trabalhar de forma colaborativa e independente.
Diferenciais
* Conhecimento básico em metodologias de gerenciamento de projetos (PMBOK ou similares).
* Experiência prévia em empresas do setor de engenharia, consultoria ou infraestrutura.
* Conhecimento em Power BI ou outras ferramentas de visualização de dados.