Job description
Estamos em busca de uma pessoa
Assistente Administrativa
para atuar em nosso time de
Gestão.
Main responsibilities
Como será o seu dia a dia:
Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente;
Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários;
Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade;
Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais;
Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ;
Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário;
Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas;
Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque.
Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras);
Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ;
Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda;
Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos;
Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas;
Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques;
Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos;
Prestar apoio direto à gerência da área.
Requirements and skills
O que é necessário para esta posição:
Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas;
Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas;
Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado);
Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável);
Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas;
Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas.
Será um diferencial se você tiver:
Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor.
Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs.
Additional information
Nossos benefícios:
Vale-Refeição e Vale Alimentação: Disponibilizamos o cartão flexível Ticket Flex, podendo ser utilizado para as funções alimentação e refeição em qualquer estabelecimento com a bandeira Ticket.
E o melhor, é pago inclusive nas férias!
Vale Transporte:
De acordo com as regras da CLT;
Day off de aniversário:
Uma folga para você comemorar o seu dia;
Assistência Médica:
com cobertura nacional da SulAmérica;
Assistência Odontológica:
SulAmérica Odonto, com ampla cobertura nacional;
Wellhub:
Plataforma que oferece diversas redes de academias, estúdios e aplicativos de bem-estar;
Seguro de Vida:
Proteção extra para sua família;
Vale Presente Natal:
Valor creditado em um cartão presente para um Natal ainda mais acolhedor;
Convênio com empresas parceiras:
Parcerias exclusivas para oferecer vantagens que fazem a diferença no dia a dia;
Acesso aos nossos Museus:
Acesso gratuito aos nossos equipamentos culturais para você e sua família e amigos.
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