RÉSUMÉ DU POSTE Le/la responsable des achats est chargé(e) de traiter les activités d'approvisionnement qui lui sont confiées, conformément aux politiques et procédures d'International Medical Corps et aux réglementations des donateurs et du pays hôte.Le/la responsable des achats relève du/de la directeur(trice) des achats ou d'un(e) autre superviseur, conformément à la structure d'équipe applicable.Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉSVeiller à ce que tous les achats gérés directement soient effectués de manière éthique et transparente, conformément aux règles et réglementations applicables, en s'assurant du meilleur rapport qualité-prix.Veiller à ce que les actions d'approvisionnement soient documentées, correctement classées et prêtes pour les audits.Aider à l'accueil des pairs du personnel des achats.Veiller à ce que le suivi des achats pour les demandes d'achat assignées soit à jour et à disposition des parties prenantes.S'assurer que les fournisseurs sont enregistrés / contrôlés avant de passer commande et que leurs performances sont surveillées.Responsable de l'acquisition rapide et transparente d'équipements, de fournitures et de services, du soutien et de la mise en œuvre du programme, tout en garantissant le respect des procédures et réglementations d'IMC, du gouvernement hôte et des donateurs.Garantit la conformité, une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre dans les activités d'approvisionnement menées dans le but d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.Participer à des études de marché.S'assure que les fournisseurs sont enregistrés, évalués, sélectionnés et préqualifiés (selon les besoins) avant de passer commande.S'assure que les performances des fournisseurs sont contrôlées et documentées pour les achats assignés.Avertit le/la superviseur(se) si des accords de niveau de service (SLA) pour une catégorie d'articles nécessitent des mises à jour en raison de l'évolution du marché.Soutenir l'équipe du programme à l'aide d'estimations de coûts, chaque fois que nécessaire.Assure une sollicitation d'offres en temps opportun par rapport à la demande d'achat approuvée et aux critères de sélection définis.Responsable des processus d'appel d'offres assignés, y compris l'examen des demandes d'achat, la sollicitation de devis, la collecte de devis, la comparaison des offres ou le soutien de leurs évaluations, l'enregistrement des conclusions du comité et la passation de commandes autorisées.Garantit l'utilisation des contrats d'achat généraux (BPA) disponibles.S'assure que la documentation d'approvisionnement complète et conforme est soumise pour examen et approbation.Promeut l'amélioration des pratiques commerciales et de négociation, ainsi que des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.Assure des mises à jour régulières du système de suivi des achats.S'assure que les documents requis pour traiter les contrôles de quantité et de qualité (y compris les échantillons, le cas échéant) sont disponibles en temps opportun auprès du personnel chargé de traiter le décompte et le contrôle de qualité au moment de la remise des produits ou des services.Vérifier les factures reçues des fournisseurs par rapport à la commande approuvée et à la confirmation de livraison.Veille à ce que les demandes de paiement soient adressées au service financier dans les délais impartis, conformément aux conditions de paiement de la commande.Recueille et partage les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs avec le/la superviseur(se).Assure l'utilisation correcte du catalogue d'articles dans les activités d'approvisionnement.Renforcement des capacités du personnel et apprentissage et développementFournit un soutien et participe à l'orientation des autres membres du personnel selon les tâches. Entretient des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, en promouvant un fort esprit d'équipe et en fournissant des conseils pour permettre au personnel de remplir ses fonctions avec succès.Conformité, audit et contrôles connexes Responsable de la conformité des actions effectuées avec les politiques et procédures d'IMC, les règles applicables des donateurs et les lois et réglementations locales.Identifie les risques liés aux achats confiés et met en œuvre des mesures d'atténuation en collaboration avec le/la superviseur(se).Maintient des systèmes de classement précis à l'aide d'enregistrements documentés et vérifiables des transactions et rapports d'approvisionnement.Assure la soumission en temps opportun ou la disponibilité des informations requises pour les rapports obligatoires.Responsable de la mise en œuvre des mesures correctives identifiées à la suite d'un autocontrôle, d'un audit ou d'un examen de conformité.Garantit les exigences de conformité à l'exportation pour toutes les actions d'approvisionnement assignées.Prévention de la fraudeS'engage à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude conformément aux politiques et procédures d'IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.Système d'information et de gestion logistique (SIGL) S'assure d'utiliser toutes les solutions logicielles avec précision et conformément aux lignes directrices d'IMC.Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.Qualifications MinimalesGénéralement, un diplôme de baccalauréat en logistique, en gestion de la chaîne logistique ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant.Généralement, plus de 3 ans d'expérience pertinente dans le domaine des achats et/ou de la logistique.Bonnes compétences relationnelles et esprit d'équipeEngagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d'IMCMaîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oralDiplômes ou cours de formation pertinents.Connaissance de MS Office, y compris MS Word, Excel, PowerPoint et OutlookBonnes compétences interpersonnelles.Capacité à travailler de manière participative avec le personnel pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.Capacité à bien s'intégrer et travailler au sein d'une équipe multiethnique et multiculturelle.Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculéesJob SummaryThe Officer, Procurement is responsible for processing assigned procurement activities in accordance with International Medical Corps policies and procedures, donor and host country regulations.Officer, Procurement reports to Procurement Manager or other supervisor, as per applicable team structure.To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.Main Tasks And ResponsibilitiesEnsure all directly managed procurements are performed ethically and transparently in line with applicable rules and regulations, ensuring best Value for Money.Ensure procurement actions are documented, properly filed and audit ready.Assist with the induction of procurement staff peers.Ensure procurement tracking for assigned purchase requests is up-to-date and available to stakeholders.Ensure vendors are registered / vetted prior placing order and their performance is monitored.Responsible for the timely and transparent acquisition of equipment, supplies and services, for program support and implementation, while ensuring compliance with IMC, host government and Donor's procedures and regulations.Ensures compliance open, transparent, ethical, and free competition in procurement activities with aim to achieve best value for money.Participate in market surveys.Ensures that vendors are registered, assessed, screened, and prequalified (as required) prior placing order.Ensures that performance of vendors is monitored and documented for assigned procurements.Alerts supervisor if any Service Level Agreements (SLAs) for any category of items require updates due to changes in the market.Support program team with cost estimates whenever required.Ensures timely bids solicitation against approved purchase request and defined selection criteria.Responsible for assigned bidding processes including review of procurement requisitions, solicitation of quotes, collecting quotes, comparing bids, or supporting their evaluations, recording committee conclusion, and placing authorized orders.Ensures utilization of available Blanket Purchase Agreements (BPAs).Ensures complete and compliant procurement documentation is submitted for review and approval.Promotes enhanced business and negotiation practices, positive and ethical business relations with vendors.Ensures regular updates of procurement tracker.Ensures that documents required to process quantity and quality controls (including samples where applicable) are available timely with staff tasked to process count and Quality Control at the time of commodities or services handover.Check received vendor invoices against approved order and confirmation of delivery.Ensures timely payment request to Finance, in line with order payment terms.Collects and shares feedback from requesters/users and business partners/suppliers to supervisor.Ensures correct use of item catalogue use in procurement activities.Staff Capacity building and Learning & DevelopmentProvides support and participates in orientation of other staff as tasked. Maintains open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit and providing guidance to enable staff to successfully perform in their roles.Compliance, Audit and related controls Responsible for compliance of performed actions with IMC policies and procedures and applicable donor rules and local laws and regulation.Identifies risks related to assigned procurements and implements mitigations measures in collaboration with supervisor.Maintains accurate filing systems, with documented and auditable records of procurement transactions and reports.Ensures timely submission or availability information required for mandatory reports.Responsible for implementing corrective measures identified as result of self-control, audit or compliance review.Ensures Export Compliance requirements for all assigned procurement actions.Fraud prevention Committed to fraud prevention, detection, reporting and fraud risk reduction as per IMC policies and procedures, donor rules and local laws and regulations.Logistics Management & Information System (LMIS) Ensures to use any software solutions accurately and in line with IMC guidelines.Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.Minimum QualificationsTypically, a bachelor's degree in Logistics, Supply Chain management or related area. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.Typically, 3+ years of relevant experience working in Procurement and/or Logistics.Good interpersonal and team skillsCommitment to and understanding of IMC's aims, values and principlesFluency in written and spoken EnglishRelevant qualifications or training courses.Knowledge of MS Office including MS Word, Excel, PowerPoint, and OutlookGood interpersonal skills.Ability to work in participatory manner with staff to assess needs, implement and monitor activities.Ability to integrate and work well within multi-ethnic and multicultural team.Ability to work in harsh conditions, often in remote areasShow more Show less