Join to apply for the Officer, Logistics_FR role at International Medical Corps1 month ago Be among the first 25 applicantsJoin to apply for the Officer, Logistics_FR role at International Medical CorpsRÉSUMÉ DU POSTELe/la responsable de la logistique fournit des services et un soutien logistiques, conformément aux politiques et procédures d'International Medical Corps ainsi qu'aux réglementations des donateurs et du pays hôte. Le/la responsable de la logistique soutient les activités logistiques au niveau du bureau, y compris l'entretien des bâtiments et les achats associés, la gestion des stocks du bureau, la gestion de la flotte et, si nécessaire, les actifs et le support informatique.Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉSGestion du bureauPoint focal pour toutes les activités logistiques quotidiennes du bureau et leur suivi .Soutenir le lancement des demandes d'achat et la collecte des offres pour les achats liés au fonctionnement du bureau (entretien, approvisionnement en carburant, nettoyage, fournitures de bureau, etc.). S'assurer que tous les contrats/commandes sont correctement suivis et renouvelés en temps opportun, si nécessaire, auprès du service des achats.Responsable des stocks de fournitures de bureau et des rapports y afférents.Assurer la liaison avec le propriétaire de l'installation pour tout entretien et amélioration de l'espace.Veiller à ce que le bureau soit correctement entretenu.S'assurer que le bureau dispose des équipements de sécurité requis, en étroite collaboration avec le-la responsable de la sûreté et de la sécurité.Gestion de la flotteAide à compiler les emplois du temps fournis par tous les services sur une base hebdomadairePlanifier les déplacements hebdomadaires en conséquence et assigner les plannings aux conducteur(trice)s en conséquence.Gère de près les déplacements quotidiens et assure le ravitaillement en carburant en temps opportun des véhicules et des générateurs.Prendre en charge l'orientation des conducteur(trice)s, les briefings sur la sûreté et la sécurité.Informations et technologiesFournit un soutien au service informatique, selon les besoins, dans :La création de compte pour les nouveaux utilisateursLe dépannage de baseConnecter des appareilsRapports logistiquesAider à préparer les rapports logistiques comme demandé par le/la directeur(trice)Gestion des actifsLe/la responsable de la logistique pourrait être amené(e) à servir de point focal des actifs avec les responsabilités ci-dessous.Mettre en œuvre les politiques et procédures de gestion des actifs d’IMC.Responsable de la gestion des actifs sur le site de terrain respectif sur la base des procédures de gestion des actifs d’IMC.Veiller à ce que chaque actif et article attrayant soit enregistré, émis avec un identifiant d'actif unique d’IMC, attribué au dépositaire et suivi conformément aux procédures de gestion des actifs.Documente l’ensemble des transactions ou changements de statut liés aux actifs.Fournir un soutien à la direction dans les tâches liées aux actifs.Soutenir la direction dans le rapprochement mensuel, sur la base des informations générées par les rapports Cognos automatisés indiquant que tous les actifs achetés ont été enregistrés dans la liste des actifs et que les informations financières sont consignées avec précision par les documents de sauvegarde des bons correspondants.S'assurer que tous les actifs/éléments attrayants sous sa responsabilité sont confiés au dépositaire qui est un(e) employé(e) actif(ve).Responsable du transfert documenté vers/depuis le dépositaire, en coordination avec les services concernés (par exemple, les RH pour le personnel nouvellement embauché/les licenciements).Contrôler régulièrement l'exactitude des informations de la liste des actifs, de leur statut et du dépositaire.Signaler à l'équipe de direction tout élément identifié comme manquant/perdu à des fins d’enquête (lorsque les raisons ne sont pas connues).Initier les demandes de maintenance des actifs, le cas échéant.Introduire une demande d'évaluation et d'élimination des articles inutilisables dès leur signalement.Commencer l'évaluation de l'article nécessitant une réparation et en assurer le suivi jusqu'à la réparation.S'assurer que l'élimination des articles est approuvée et documentée et que la documentation est partagée avec la direction pour communication ultérieure au bureau logistique.Soutenir la direction pour organiser des contrôles ponctuels et un inventaire complet.Avant de soumettre la demande d'assurance, examiner la liste des articles y afférents et s'assurer que les demandes sont accompagnées de toutes les pièces justificatives requises.Agir au nom du service des actifs lorsque cela est demandé.Effectue d'autres activités liées à la gestion des actifs comme indiqué. Prévention de la fraudeS'engage à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude, conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions d'approvisionnement et des rapports/suivi.Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.Qualifications MinimalesGénéralement, un diplôme de baccalauréat en logistique, chaîne logistique, gestion des transports. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant.Généralement, plus de 3 ans d'expérience dans la logistique.Bonnes compétences relationnelles et esprit d'équipe.Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d'IMC.Connaissance de MS Office, y compris MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.Capacité à bien s’intégrer et travailler au sein d’équipes multiethniques et multiculturelles.Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées, souhaitable.Maîtrise de l'anglais à l’écrit et à l’oralDiplômes ou cours de formation pertinents.Job SummaryThe Officer, Logistics delivers Logistics services and support in accordance with International Medical Corps policies and procedures, donor and host country regulations. The Logistics Officer supports logistics activities at office level, including building maintenance and related procurements, managing office stocks, fleet management and where requiredAssets and IT support.To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.Main Tasks And ResponsibilitiesOffice managementFocal Point for all the daily office logistics activities and follow upSupport initiation of PR and offer collection for procurements related to office operation (maintenance, fuel supply, cleaning, office supplies, etc.). Ensuring that all contracts/orders are adequately tracked and timely renewed when required with the procurement department.Responsible for office supplies stocks and reportsLiaise with facility owner for any maintenance and space improvement.Ensure the office is appropriately maintained.Ensure office has required safety equipment, in close collaboration with the safety and security manager.Fleet ManagementAssists in compiling \schedules provided by all departments on weekly basisPlan weekly movements accordingly and assign planning to drivers accordingly.Manages closely daily trips and ensures timely refueling of vehicles and generators.Support drivers’ orientation, safety and security briefingInformation and TechnologiesProvides support to IT department as required, in:Setting up account for new usersBasic troubleshootingConnecting devicesLogistics reportsAssist in preparing logistics reports as tasked by managerAsset ManagementLogistics Officer might be required to act as Asset Focal Point with below responsibilitiesImplement IMC Asset Management policies and procedures.Responsible for the management of the assets in the respective field site based on the IMC Asset Management procedures.Responsible for ensuring that every Asset and Attractive Item is logged, issued with unique IMC asset ID, assigned to Custodian and tracked in line with Assets Management procedures.Documents all assets related transactions or status change.Provide support to management in asset related duties.Support management in the monthly reconciliation, based on information generated through automated Cognos Reports that all purchased Assets have been logged into the Asset List and financial information is accurately recorded per corresponding voucher backup documents.Ensure that all Assets/Attractive Items under their responsibility are assigned to Custodian which is an active employee.Responsible for documented handover to/from Custodian, in coordination with relevant departments (i.e. HR for newly hired staff/termination).Provide input in the accuracy of Asset List information, status and Custodian regularly.Report to management team any items identified as missing/lost, for investigation (when reasons are not known).Initiate requests for asset maintenance where required.Initiate request for appraisal and disposal of unusable items whenever reported.Initiate appraisal of item requiring repair and follow up until item is fixed.Ensure item disposals are approved and documented, documentation shared with management for onwards communication to the Logistics Desk.Support management to organize spot checks and full inventory.Review list of items for insurance claim prior to claim submission and ensure claims have all required backup documentation.Act on behalf of the Asset department when tasked.Performs other activities related to asset management as indicated. Fraud preventionCommitted to fraud prevention, detection, reporting and fraud risk reduction as per IMC policies and procedures, donor rules and local laws and regulations.Maintains accurate filing systems, with documented and auditable records of procurement transactions and reports/tracker.Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.Minimum QualificationsTypically, a bachelor's degree in Logistics, Supply Chain, transport management. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.Typically, 3+ years of experience in LogisticsGood interpersonal and team skillsCommitment to and understanding of IMC’s aims, values and principlesKnowledge of MS Office including MS Word, Excel, PowerPoint, and OutlookAbility to integrate and work well within multi-ethnic and multicultural teams.Ability to work in harsh conditions, often in remote areas, DesirableFluency in written and spoken EnglishRelevant qualifications or training courses.Seniority levelSeniority levelEntry levelEmployment typeEmployment typeContractJob functionJob functionOther, Information Technology, and ManagementIndustriesNon-profit OrganizationsReferrals increase your chances of interviewing at International Medical Corps by 2xWe’re unlocking community knowledge in a new way. Experts add insights directly into each article, started with the help of AI.
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