Analista Administrativo Local de trabalho: Vila Olímpia – São Paulo/SP Departamento: RH&ADM Modelo de trabalho: Presencial Sobre a posição Buscamos um(a) Analista Administrativo organizado(a), proativo(a) e com forte capacidade de coordenação para apoiar as rotinas administrativas e operacionais da empresa. Este profissional será responsável por garantir o bom funcionamento das operações administrativas do escritório, incluindo gestão de fornecedores, controle de despesas, suporte logístico, gestão de facilities e apoio às áreas internas. Principais Responsabilidades 1. Gestão das rotinas administrativas do escritório Coordenar e executar as rotinas administrativas do escritório, garantindo organização e eficiência operacional. Controlar materiais de escritório, suprimentos e equipamentos administrativos. Gerenciar o recebimento e envio de correspondências e encomendas. Apoiar na organização de reuniões internas e na gestão de salas de reunião. 2. Gestão de fornecedores e contratos administrativos Realizar cotações e negociação com fornecedores de serviços administrativos. Administrar contratos relacionados a serviços como limpeza, segurança, manutenção, internet, telefonia e outros serviços corporativos. Monitorar a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores. Atuar como ponto de contato entre a empresa e prestadores de serviços externos. 3. Gestão de facilities e infraestrutura do escritório Apoiar na gestão da infraestrutura do escritório, garantindo o bom funcionamento das instalações e equipamentos. Coordenar solicitações de manutenção preventiva e corretiva. Atuar como interface com a administração do prédio, condomínio e prestadores de serviços. Apoiar projetos relacionados à melhoria da infraestrutura do escritório, incluindo eventuais processos de mudança ou expansão de escritório. 4. Gestão de ativos administrativos Controlar e administrar os ativos administrativos da empresa, incluindo móveis, equipamentos e materiais de escritório. Organizar inventário e controle de bens administrativos. Apoiar na aquisição e substituição de equipamentos quando necessário. 5. Gestão de frota e veículos corporativos Apoiar na gestão da frota de veículos da empresa. Controlar utilização, manutenção e documentação de veículos corporativos. Atuar como interface com fornecedores de gestão de frota ou locação de veículos. Apoiar na implementação e cumprimento das políticas internas de uso de veículos corporativos. 6. Suporte logístico e viagens corporativas Organizar viagens corporativas, incluindo reservas de passagens aéreas, hotéis e transporte. Apoiar na logística de visitas de executivos, parceiros e colaboradores. Prestar suporte administrativo para reuniões e atividades corporativas. 7. Apoio a eventos corporativos Auxiliar na organização de eventos internos e atividades corporativas. Apoiar ações de integração e comunicação interna. Prestar suporte logístico para eventos institucionais e reuniões corporativas. 8. Suporte administrativo às áreas internas Prestar suporte administrativo às áreas da empresa, garantindo eficiência nos processos internos. Apoiar atividades administrativas relacionadas a outras áreas quando necessário. Apoiar processos administrativos relacionados a colaboradores expatriados, incluindo suporte documental quando aplicável. Requisitos Graduação completa ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas. Experiência prévia em rotinas administrativas ou funções similares. Experiência em gestão de fornecedores e controle de despesas administrativas. Conhecimento do Pacote Office (Excel, Word e PowerPoint). Boa capacidade de organização, comunicação e gestão de múltiplas tarefas. Diferenciais Experiência em empresas multinacionais ou no setor automotivo. Experiência em gestão de facilities ou administração de escritórios corporativos. Inglês intermediário ou avançado. Competências comportamentais Organização e atenção aos detalhes Proatividade e senso de responsabilidade Boa comunicação e relacionamento interpessoal Capacidade de trabalhar de forma colaborativa Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades