O Grupo YALA é uma holding empresarial com atuação no Brasil e no exterior, especializada em importação e gestão estratégica de negócios em marketplaces. Desde 2017, iniciamos nossa trajetória com importações da China e vendas em plataformas digitais. Ao longo dos anos, evoluímos para uma estrutura sólida e diversificada, contando hoje com um escritório comercial no Rio de Janeiro, um galpão logístico totalmente estruturado e equipes especializadas em importação, exportação e e-commerce.Estamos em busca de uma Secretária para apoiar a diretoria e a equipe, garantindo organização administrativa, comunicação eficiente e um ambiente de trabalho profissional e acolhedor.Principais Responsabilidades● Atender e direcionar ligações, e-mails e mensagens.● Recepcionar clientes, fornecedores e visitantes de forma cordial e profissional.● Organizar agenda da diretoria, marcando reuniões, compromissos e viagens.● Confirmar presença de participantes e enviar lembretes de reuniões.● Preparar materiais, pautas e salas de reunião.● Elaborar, revisar e arquivar documentos, relatórios e apresentações.● Manter arquivos físicos e digitais atualizados e organizados.● Solicitar e gerenciar compras internas de materiais de escritório e mantimentos.● Apoiar em reembolsos, controle de despesas e rotinas administrativas.● Manter cadastro atualizado de clientes, fornecedores e parceiros.● Alimentar sistemas administrativos com informações relevantes.● Monitorar funcionamento do escritório, solicitando reparos e manutenção quando necessário.● Preparar documentos e relatórios para auxiliar a diretoria em decisões estratégicas.● Apoiar a diretoria e equipes em demandas pontuais.● Garantir hospitalidade e bem-estar em reuniões e recepções, oferecendo suporte e cuidado no ambiente de trabalho.Dia a Dia● Gerenciar a agenda da diretoria.● Atender chamadas, e-mails e visitantes.● Organizar documentos e arquivos.● Preparar reuniões e dar suporte em apresentações.● Auxiliar em processos administrativos e demandas internas.Conhecimento Técnico● Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).● Boa redação para e-mails, relatórios e documentos.● Noções de organização de agendas e controle de compromissos.● Desejável experiência com sistemas administrativos e de gestão.Perfil Profissional● Organização e atenção a detalhes.● Boa comunicação verbal e escrita.● Cordialidade e postura profissional no atendimento.● Proatividade para resolver problemas e antecipar necessidades.● Discrição e confidencialidade em assuntos internos.Formação● Ensino médio completo (superior em andamento em Administração, Secretariado ou áreas correlatas será considerado diferencial).Formato de Trabalho● Presencial● Carga horária: 40 horas semanais● Local: Laranjeiras, Rio de Janeiro