Auxiliar de Diretoria - Unidade Concórdia Salário: R$ 2.738,52+ benefíciosHorário: Segunda à Quinta 08:00 às 18:00 / Sexta 08:00 às 17:00Exigida : Ensino Médio CompletoConhecimento no pacote office Microsoft (Word/Outllok/PowerPoint/Excel); Conhecimento na confecção de documentos ofíciais (ofícios, comunicados, declarações, atas de reuniões, entre outros); Conhecimento em arquivamento de documentos; Conhecimento em PABX (atendimento telefônico/transferência de ligações); Conhecimento em atendimento ao público (interno e externo); Conhecimento em trâmites administrativos em geral, em especial, agendamento de reuniõesDesejável (Plus para o candidato, não impede contratação): Superior Completo ou em andamento: Secretariado Executivo, tecnólogo em Secretariado ou áreas afins Assistir a Diretoria, acompanhando e executando tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações nas agendas de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo. Assistir a Diretoria, acompanhando e executando tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações nas agendas de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo. Apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pelo melhoramento contínuodos processos da área; Recepcionar pessoas que se dirigem à Diretoria colhendo e prestando informações; Gestão de agenda da Diretoria/Gerências; Gestão de agenda da Superintendência na ausência da Secretária da Diretoria; Atualização do quadro que fica na sala da Superintendência e Gerencia todos os dias uteis da semana; Alimentação da agenda do Outllook para todos os agendamentos de reuniões; Realizar reserva da sala de reuniões / centro de estudos e auditório; Protocolo de todos os documentos da Diretoria na ausência do Ofice-Boy. Organização e manutenção dos arquivos da Diretoria; Responsável pelo protocolo de todas as correspondências recebidas na Unidade; Responsável pelo protocolo de todos os documentos da Diretoria enviados para as demais Unidades (Unidade Santa Lúcia e outras, se houver) na ausência do Office-Boy; Organização e manutenção do funcionamento da Diretoria; Responsável por identificar a necessidade de suprimentos e realizar a solicitação via sistema Gesthos; Realizar cópias e digitalizações de documentos; Efetuar retirada de valores na Tesouraria e realizar acerto de notas no Financeiro; Responsável pelo agendamento das reuniões da Gerência incluindo envio de e-mail, acréscimo na agendado Outlook e alimentação do quadro na sala dos Superintendentes e Gerentes; Quando houver reunião é de responsabilidade da Auxiliar de Diretoria realizar organização da sala, bem como, solicitação de lanche, montagem de equipamentos, etc... Confecção de todos os documentos oficiais conforme demanda da Diretoria; Responsável por realizar inscrições em cursos, treinamentos, palestras, workshop etc, da Diretoria e de todos os colaboradores da Unidade; Auxiliar a Secretaria da Diretoria na rotina administrativa da área, visando o bom atendimento aos clientes internos e externos; Atendimento telefônico, filtragem das ligações anotações de todos os recados e repassar para os membros da Diretoria; Abrir OS aos setores de Manutenção e TI quando houver algum equipamento e/ou item com avaria; Responsável pelas atas de reuniões da Diretoria quando solicitado; Observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e/ou a legislação, pertinentes às suas atividades; Participar ativamente dos processos de Qualidade, fazendo cumprir os POP´S. Manter atualizado os documentos da Diretoria no sistema GestHos, atentando-se ao prazo de vencimento dos mesmos; Lançamento de notas fiscais médicas por meio de solicitação de serviço quando solicitado pela Diretoria; Inclusão de contratos no módulo quando solicitado pela Diretoria; Fornecer apoio logístico, disponibilizando informações e alternativas para decisões; Executar outrastarefas similares às acima descritas a critério do gestor;