Descrição do Cargo
O cargo de Assistente de Operações visa atender às necessidades logísticas dos clientes, garantindo a eficiência e a qualidade nos processos. A responsabilidade principal inclui realizar atividades de programação, manter controles da produção, apoiar no atendimento aos clientes e monitorar as viagens.
Responsabilidades Principais
1. Conferência da Equipe: Efetuar a conferência da presença da equipe, apurando eventuais casos de faltas ou atrasos, com o objetivo de comunicar os gestores responsáveis para se necessário providenciar substituição.
2. Checação dos Veículos: Efetuar a checagem dos veículos, conferindo junto aos checklists efetuados pelos motoristas e as orientações anotadas pelo gestor da equipe do turno anterior, visando manter a normalidade no andamento da operação.
3. Controle de Viagens: Manter o controle de viagens, lançando em planilhas apropriadas todas as informações coletadas durante o dia, relacionadas a entrada e saída no cliente, com o número do protocolo de cada CMVM e o número das notas fiscais.
4. Fechamento Diário: Proceder ao fechamento diário, transferindo as informações coletadas no processo do dia anterior e transcrevendo-as em planilhas específicas, para posterior envio e posicionamento do cliente e de seu Gestor.
5. Controle de Horas Extras: Efetuar o controle de horas extras, lançando em planilha específica os totais de hora extra efetuada por qualquer colaborador da equipe do Ponto de Apoio, conforme solicitação do cliente.
6. Programação de Férias: Programar as férias de todos os colaboradores de acordo com as condições repassadas pelo Departamento de Gestão de Pessoas, organizando-as de forma que não haja impactos negativos na operação.
7. Coleta de Ponto: Efetuar a coleta de ponto no relógio eletrônico, inserindo pen drive para importação/exportação do arquivo para o sistema apropriado e liberando-os, para enviá-lo por e-mail ao Departamento de Gestão de Pessoas.
8. Apoio nas Fases da Operação: Apoiar nas diversas fases da operação, desde o processo, contatando com os funcionários de apoio, dentro do cliente, verificando a situação da operação dentro da planta e se necessário repassá-la para o cliente.
9. Vistorias Nos Veículos: Efetuar vistorias nos veículos, através de inspeções e preenchimento de checklist, para avaliar as condições do veículo e emitir quando necessário uma OS ao setor de Manutenção.
10. Posicionamento do Próximo Turno: Posicionar o gestor do próximo turno sobre os acontecimentos relevantes na operação ou informações para os próximos dias de trabalho.
11. Emissão de CTEs: Emitir, através do sistema, os CTEs para fins de cobrança dos clientes.
12. Conferência e Baixa dos Relatórios: Conferir e baixar os relatórios extraídos do sistema.
13. Manutenção do Arquivo de Correspondências: Manter organizado o arquivo de correspondências da área, classificando-as e acondicionando-as em caixas que serão identificadas de acordo com seu conteúdo.
14. Abertura dos Malotes Recebidos: Abrir os malotes recebidos, a fim de selecionar e distribuir as correspondências.
15. Programação das Coletas: Efetuar a partir das 18h a abertura das coletas para onde será deslocado um veículo para a retirada de material.
16. Planejamento, Otimização e Sinergia das Rotas: Participar no planejamento, otimização e sinergia das rotas, de acordo com as respectivas cidades e regiões atendidas pela filial.
17. Monitoramento dos Veículos: Monitorar os veículos, a partir da programação do carregamento, rastreando-os através do rastreador ou celular, até a finalização do frete.
18. Atendimento a Solicitações de Coletas de Clientes: Atender a solicitações de coletas de clientes, recebidas por e-mail ou ligações telefônicas, inteirando-se dos detalhes, junto ao sistema, a fim de transmiti-las, por meio da emissão de uma ordem de coleta, ao motorista mais próximo da região onde realizará a coleta.
19. Emissão das Viagens: Emitir as viagens, com base em dados recebidos da Operação, para as cargas serem expedidas devidamente manifestadas.
20. Geração de Relatórios, Planilhas, Listas e Outros: Gerar relatórios, planilhas, listas e outros, para fins de diversos controles, posicionamento do andamento das entregas aos clientes, informação à expedição, através dos dados dos CTEs para fins de cobrança do cliente e pagamento aos motoristas.
21. Cadastro de Motoristas, Veículos, Fornecedores e Proprietários: Efetuar o cadastro de motoristas, veículos, fornecedores e proprietários, analisando previamente os documentos, consultando sites internos e externos, a fim de efetuar a inserção dos dados, para que os motoristas e veículos estejam aptos para o trabalho.
22. Agendamento de Coletas: Efetuar o agendamento de coletas, recepcionando as solicitações, contatando o fornecedor para a transmissão dos detalhes da carga, visando a capacitação máxima dos veículos da empresa.
23. Controle sobre as Coletas e Entregas: Manter controle sobre as coletas e entregas, através de follow-up junto aos respectivos motoristas, contribuindo para assegurar a qualidade na realização dos serviços prestados pela empresa.
24. Conferência do Diário de Bordo: Conferir o diário de bordo dos motoristas, a fim de apurar a somatória dos serviços realizados e respectivos pedágios, para o devido reembolso aos motoristas.
25. Orientação da Equipe: Orientar a equipe de operadores e motoristas no campo, sobre o tipo de madeira a ser carregada, a melhor rota de direção, visando a qualidade na realização dos trabalhos e no atendimento ao cliente.
26. Controle Sobre o Carregamento: Manter controle sobre o carregamento, definindo as máquinas que carregarão os veículos Bitrem e Tritrem; definindo onde os motoristas irão retirar as notas de transportes e qual o carregamento que cada motorista deverá seguir, visando a racionalização do tempo em função das necessidades dos clientes.
27. Conferência dos Documentos: Conferir, junto ao operador, os documentos necessários para a liberação dos equipamentos, bem como observar a existência de algum vazamento de óleo ou derivados dos equipamentos.
28. Coordenação de Pequenas Reuniões: Coordenar pequenas reuniões com os motoristas e operadores de campo, para o tratamento de assuntos voltados a movimentação e resultados da área.
29. Apuração da Disponibilidade de Veículos: Apurar, através de informações recebidas da Manutenção, a disponibilidade de veículos, a fim de poder contar com veículos e equipamentos em pleno funcionamento, evitando quebras, paralisações e custos desnecessários.
30. Controle da Jornada de Trabalho: Controlar a jornada de trabalho dos motoristas e operadores, a fim de possibilitar a programação, coleta e entrega de acordo com as disponibilidades de horários.
Requisitos e Habilidades
* Ensino Superior: Ensino superior em Logística ou áreas correlatas.
* Experiência: Experiência na função.
* Pacote Office: Pacote office básico.
* Conhecimentos Intermediários: Conhecimentos intermediários sobre as rotinas da área de operações.
* Legislação de Trânsito: Conhecimentos básicos sobre a legislação de trânsito.
Benefícios
* Vale Alimentação: Vale alimentação.
* Plano de Saúde: Plano de saúde.
* Seguro de Vida: Seguro de vida.
* GYMPASS: Gympass.
* SEST/SENAT: SEST/SENAT.