Estamos em busca de uma pessoa **Assistente Administrativa**para atuar em nosso time de **Gestão.**
**Responsabilidades e atribuições**
**Como será o seu dia a dia**:
- Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente;
- Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários;
- Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade;
- Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais;
- Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ;
- Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário;
- Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas;
- Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque.
- Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras);
- Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ;
- Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda;
- Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos;
- Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas;
- Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques;
- Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos;
- Prestar apoio direto à gerência da área.
**Requisitos e qualificações**
**O que é necessário para esta posição**:
- Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas;
- Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas;
- Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado);
- Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável);
- Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas;
- Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas.
**Será um diferencial se você tiver**:
- Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor.
- Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs.
**Informações adicionais** Nossos benefícios**:
**Vale-Refeição e Vale Alimentação**: Disponibilizamos o cartão flexível **Ticket Flex**, podendo ser utilizado para as funções alimentação e refeição em qualquer estabelecimento com a bandeira**Ticket. E o melhor, é pago** inclusive nas férias!**
**Vale Transporte**:De acordo com as regras da CLT;
**Day off de aniversário**:Uma folga para você comemorar o seu dia;
**Assistência Médica**com cobertura nacional da SulAmérica;
**Assistência Odontológica**SulAmérica Odonto, com ampla cobertura nacional;
**Wellhub**:Plataforma que oferece diversas redes de academias, estúdios e aplicativos de bem-estar;
**Seguro de Vida**:Proteção extra para sua família;
**Vale Presente Natal**:Valor creditado em um cartão presente para um Natal ainda mais acolhedor;
**Convênio com empresas parceiras**: Parcerias exclusivas para oferecer vantagens que fazem a diferença no dia a dia;
**Acesso aos nossos Museus**: Acesso gratuito aos nossos equipamentos culturais para você e sua família e amigos.
Somos uma organização social privada sem fins lucrativos, especializada em gerir centros culturais públicos de grande importância para o país e programas ambientais. Atualmente, também prestamos consultorias para a concepção, modelagem, formatação e gestão de projetos, desenvolvendo o escopo, fazendo a captação de recursos, o enquadramento nas leis de incentivo e gerindo sua implementação.
**Nossos projetos ativos**:
O **Paço do Frevo**, localizado no coração do Recife, é mais do que um museu; é um guardião do patrimônio mundial da humanidade, celebrando a riqueza e a diversidade de nossa cultura.
O **Museu do Amanhã**, uma fascinante instituição de ciências no Rio de Janeiro, convida você a refletir sobre nossas ações presentes e seu impacto no amanhã, inspirando mudanças para um futuro melhor.
O **Museu das Favelas** em São Paulo é um espaço de resiliência e criatividade das comunidades, revelando a potência e o brilho das favelas através de suas histórias e expressões culturais únicas.
O **Museu do Jardim Botânico** do Rio de Janeiro é uma viagem encantadora