Analista Administrativo
Local de trabalho: Vila Olímpia – São Paulo/SP
Departamento: RH&ADM
Modelo de trabalho: Presencial
Sobre a posição
Buscamos um(a) Analista Administrativo organizado(a), proativo(a) e com forte capacidade de coordenação para apoiar as rotinas administrativas e operacionais da empresa.
Este profissional será responsável por garantir o bom funcionamento das operações administrativas do escritório, incluindo gestão de fornecedores, controle de despesas, suporte logístico, gestão de facilities e apoio às áreas internas.
Principais Responsabilidades
1. Gestão das rotinas administrativas do escritório
* Coordenar e executar as rotinas administrativas do escritório, garantindo organização e eficiência operacional.
* Controlar materiais de escritório, suprimentos e equipamentos administrativos.
* Gerenciar o recebimento e envio de correspondências e encomendas.
* Apoiar na organização de reuniões internas e na gestão de salas de reunião.
2. Gestão de fornecedores e contratos administrativos
* Realizar cotações e negociação com fornecedores de serviços administrativos.
* Administrar contratos relacionados a serviços como limpeza, segurança, manutenção, internet, telefonia e outros serviços corporativos.
* Monitorar a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores.
* Atuar como ponto de contato entre a empresa e prestadores de serviços externos.
3. Gestão de facilities e infraestrutura do escritório
* Apoiar na gestão da infraestrutura do escritório, garantindo o bom funcionamento das instalações e equipamentos.
* Coordenar solicitações de manutenção preventiva e corretiva.
* Atuar como interface com a administração do prédio, condomínio e prestadores de serviços.
* Apoiar projetos relacionados à melhoria da infraestrutura do escritório, incluindo eventuais processos de mudança ou expansão de escritório.
4. Gestão de ativos administrativos
* Controlar e administrar os ativos administrativos da empresa, incluindo móveis, equipamentos e materiais de escritório.
* Organizar inventário e controle de bens administrativos.
* Apoiar na aquisição e substituição de equipamentos quando necessário.
5. Gestão de frota e veículos corporativos
* Apoiar na gestão da frota de veículos da empresa.
* Controlar utilização, manutenção e documentação de veículos corporativos.
* Atuar como interface com fornecedores de gestão de frota ou locação de veículos.
* Apoiar na implementação e cumprimento das políticas internas de uso de veículos corporativos.
6. Suporte logístico e viagens corporativas
* Organizar viagens corporativas, incluindo reservas de passagens aéreas, hotéis e transporte.
* Apoiar na logística de visitas de executivos, parceiros e colaboradores.
* Prestar suporte administrativo para reuniões e atividades corporativas.
7. Apoio a eventos corporativos
* Auxiliar na organização de eventos internos e atividades corporativas.
* Apoiar ações de integração e comunicação interna.
* Prestar suporte logístico para eventos institucionais e reuniões corporativas.
8. Suporte administrativo às áreas internas
* Prestar suporte administrativo às áreas da empresa, garantindo eficiência nos processos internos.
* Apoiar atividades administrativas relacionadas a outras áreas quando necessário.
* Apoiar processos administrativos relacionados a colaboradores expatriados, incluindo suporte documental quando aplicável.
Requisitos
* Graduação completa ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
* Experiência prévia em rotinas administrativas ou funções similares.
* Experiência em gestão de fornecedores e controle de despesas administrativas.
* Conhecimento do Pacote Office (Excel, Word e PowerPoint).
* Boa capacidade de organização, comunicação e gestão de múltiplas tarefas.
Diferenciais
* Experiência em empresas multinacionais ou no setor automotivo.
* Experiência em gestão de facilities ou administração de escritórios corporativos.
* Inglês intermediário ou avançado.
Competências comportamentais
* Organização e atenção aos detalhes
* Proatividade e senso de responsabilidade
* Boa comunicação e relacionamento interpessoal
* Capacidade de trabalhar de forma colaborativa
* Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades