Descrição da vaga:Ø Coordenar agendas, compromissos, viagens e reuniões de diretores.Ø Controlar o estoque e as compras de suprimentos administrativos, materiais de escritório, café e itens de consumo.Ø Garantir a sigilosidade e discrição com relação a assuntos e temas confidenciais da empresa.Ø Receber e distribuir em tempo adequado documentos e correspondências internas, de clientes, entidades, órgãos governamentais, assegurando o encaminhamento aos respectivos departamentos/Diretores envolvidos.Ø Organizar e acompanhar quando necessário, visitas às instalações na empresa, envolvendo clientes e visitantes diretos do corpo executivo.Ø Providenciar, aprovar junto a diretoria e controlar a documentação referente as viagens Nacionais e Internacionais realizadas por funcionários de todas as unidades Brasil.Ø Controlar e tomar providencias com relação as despesas e notas fiscais de serviços prestados diretamente ao corpo executivo da empresa.Ø Organizar as reuniões, convocar os gestores envolvidos e providenciar as atas solicitadas, assegurando que todos os envolvidos recebam e tomem ciência dos conteúdos debatidos neste fórum.Ø Organizar e responsabilizar-se pela guarda dos documentos do corpo executivo, inclusive quanto a confidencialidade e identificação dos documentos.Ø Controle de contas e pagamentos diversos;Ø Coordenar de forma integrada, os serviços relacionados à facilities (instalações prediais, gestão de estacionamentos, sistemas de ar condicionado, ambientes críticos do escritório, orçamento da área, gerenciamento de lay-out, limpeza institucional, agenda de salas de reunião, etc.), analisando resultados, desempenhos e aplicando sugestões de melhorias.Ø Cuidar da organização, estética, segurança e imagem do escritório, assegurando um bom ambiente funcional e acolhedor.Ø Garantir o bom funcionamento dos equipamentos (impressoras, televisores, projetores, computadores, audiovisuais, flipcharts, quadros brancos, e etc) e acionar manutenção quando necessário.Ø Coordenar a reserva, preparação e limpeza das salas de reunião. Coordenar limpeza e suprimentos de banheiros e áreas de café.Ø Coordenar almoços e eventos de negócio nas instalações da empresa.Ø Zelar pela aparência decoração e disposição de materiais institucionais e sinalização do escritório.Requerimentos:Educação e ExperiênciaFormação superior completa ou cursando.Experiencia minima 3 anos na posição de secretária executiva ou assistente de diretoria.ConhecimentosDomínio do pacote Microsoft Office e ferramentas de videoconferênciaInglês avançado (escrito e falado), espanhol intermediario desejável.Boa fluencia escrita e falada na lingua portuguesaHabilidades para solução de problemas