Descrição do Cargo:
Prestar suporte à Diretoria garantindo que as operações administrativas e organizacionais ocorram de maneira eficiente, otimizando o tempo e priorizando as agendas.
Principais Atividades:
* Gerenciar as agendas dos diretores agendando reuniões internas e externas garantindo a pontualidade e a priorização de compromissos estratégicos;
* Coordenar locais materiais e participantes para reuniões bem como preparar pautas atas listas de presença e acompanhamentos;
* Atingir como ponto de contato entre os diretores colaboradores fornecedores e clientes redigindo revisando e encaminhando e-mails cartas e comunicados oficiais;
* Realizar a gestão de informações documentos e arquivos confidenciais garantindo a discrição e a segurança no manejo de documentos e informações sensíveis;
* Organizar arquivar e gerenciar documentos administrativos e estratégicos da diretoria;
* Preparar relatórios financeiros operacionais ou estratégicos além de apresentações em PowerPoint ou outras ferramentas sempre que necessário ou solicitado pela diretoria;
* Monitorar e reportar despesas da diretoria assegurando que estejam alinhadas ao orçamento;
* Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais incluindo passagens hospedagem e transportes garantindo que os diretores tenham itinerários detalhados e apoio durante deslocamentos;
* Coordenar a logística de eventos organizados pela diretoria como encontros com Clientes ou visitas de autoridades externas;
* Acompanhar reuniões estratégicas e registrar decisões acompanhando o andamento das ações definidas;
* Planejar e acompanhar visitas de clientes garantindo um bom relacionamento e apresentando a estrutura da fábrica;
* Auxiliar na gestão das metas da diretoria monitorando prazos e resultados bem como priorizando atividades e demandas recebidas pelos diretores para garantir foco nas questões mais relevantes;
* Auxiliar a diretoria na organização de documentos e informações necessários para auditorias e conformidade legal;
* Apoiar na implementação e disseminação de políticas e procedimentos internos;
* Garantir que os materiais equipamentos e espaço físico estejam organizados e funcionais;
* Identificar e propor melhorias nos fluxos administrativos da diretoria.
Requisitos e Qualificações Obrigatórias:
* Graduação em Secretariado Executivo Administração Direito ou áreas correlatas;
* Desejável especialização em Assessoria Executiva ou áreas correlatas;
* Excelente comunicação verbal e escrita organização e gerenciamento de tempo;
* Conhecimento no Pacote Office SAP Ferramentas BI;
* Necessário Inglês e Espanhol ambos fluentes;
* Disponibilidade para trabalhar presencialmente em São Paulo/SP.