FUNÇÃO: GERENTE ADMINISTRATIVA
ENCANTARE ODONTOLOGIA
Vínculo: CLT
Subordinação direta: Direção / Proprietário
Autoridade funcional sobre:
· Recepção
· CRC / Comercial
· Financeiro
· Marketing operacional
· Limpeza e organização da clínica
· Rotinas administrativas e indicadores
2. OBJETIVO DO CARGO
Garantir o funcionamento impecável da clínica em todos os aspectos administrativos, financeiros, operacionais, comerciais e de experiência do paciente, assegurando:
· Cumprimento rigoroso da cultura Encantare
· Execução diária das rotinas obrigatórias
· Organização dos processos
· Cobrança por evidência
· Padronização do atendimento premium
· Sustentação do crescimento da empresa
A Gerente Administrativa é a guardião do padrão da Encantare.
3. AUTORIDADE DO CARGO
A Gerente Administrativa possui autoridade para:
· Cobrar rotinas e comportamentos de todos os setores administrativos
· Organizar escalas, funções e prioridades
· Corrigir falhas operacionais imediatamente
· Reportar falhas graves à Direção
· Bloquear benefícios ou premiações quando houver descumprimento comprovado
· Exigir evidências (checklists, fotos, relatórios, vídeos)
Não é papel da gerente "passar pano". O papel é garantir padrão.
4. RESPONSABILIDADES DIÁRIAS
4.1 Gestão Administrativa e Operacional
· Garantir abertura e fechamento corretos da clínica
· Conferir limpeza, organização e padrão visual de todos os ambientes
· Garantir uso correto de uniformes, postura e apresentação pessoal
· Fiscalizar cumprimento do Código de Cultura e Conduta
4.2 Atendimento e Recepção
Supervisionar e, quando necessário, atuar diretamente na recepção e Garantir:
· Abertura de portas
· Oferta e serviço de bebidas
· Uso de propé
· Despedida adequada dos pacientes
· Resolver intercorrências com pacientes quando surgirem
4.3 Comercial e CRC
Acompanhar diariamente:
· Agendamentos
· Faltas
· Remarcações
· Fechamentos
· Garantir cumprimento dos scripts comerciais
· Cobrar registro correto de propostas, fechamentos e roleta
· Monitorar taxa de conversão e ticket médio
4.4 Financeiro
Conferir:
· Entradas
· Saídas
· Caixas
· Boletos
· Recebimentos
· Alimentar e validar planilhas financeiras
· Reportar inconsistências imediatamente
· Monitorar e cobrar Inadimplentes juntamente com a CRC responsável
4.5 Marketing Operacional
Garantir produção diária de conteúdo interno:
· Fotos com pacientes (com autorização)
· Vídeos de roleta
· Registros de bastidores
Conferir se o conteúdo respeita:
· LGPD
· Código de ética odontológica
· Organizar envio do material ao responsável pelo marketing
5. RESPONSABILIDADES SEMANAIS
Consolidar indicadores da semana:
· Faturamento
· Conversão
· Faltas
· Produtividade
· Realizar reunião de alinhamento com recepção e CRC
· Conferir estoque de materiais administrativos e operacionais
· Verificar cumprimento das rotinas de limpeza e organização
6. RESPONSABILIDADES MENSAIS
· Consolidar relatórios gerenciais completos
· Apresentar resultados à Direção
· Validar elegibilidade da equipe à premiação mensal
· Apoiar admissões, desligamentos e treinamentos
· Sugerir melhorias de processo e eficiência
7. INDICADORES DE DESEMPENHO (KPIs)
A Gerente Administrativa será avaliada, entre outros, pelos seguintes indicadores:
· Cumprimento das rotinas diárias (checklists)
· Organização e padrão da clínica
· Taxa de faltas e remarcações
· Taxa de conversão comercial
· Confiabilidade dos dados e planilhas
· Satisfação dos pacientes
· Cumprimento da cultura Encantare
8. REGRA DE OURO DA FUNÇÃO
Sem evidência, não existe.
Se não houver:
checklist preenchido
relatório atualizado
registro fotográfico ou documental
a tarefa será considerada não cumprida.
9. CONDUTAS INACEITÁVEIS
· Omissão de falhas
· Manipulação ou maquiagem de indicadores
· Falta de cobrança por medo de conflito
· Quebra de postura profissional
· Descumprimento de processos por conveniência