Detalhe da Vaga
Somos uma empresa que procura por um profissional experiente para atuar como Auxiliar de Documentação. O candidato deve ter conhecimento em atividades de arquivo técnico e gestão documental, além de habilidade em softwares do pacote Office da Microsoft e Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Descrição da Tarefa
O Auxiliar de Documentação realizará as seguintes atividades:
1. Apoiar e executar nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação;
2. Executar atividades de arquivo técnico;
3. Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;
4. Preparar documentação para guarda externa;
5. Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;
6. Estruturar arquivo técnico;
7. Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
8. Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
9. Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
10. Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela cliente;
11. Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;
12. Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
13. Digitalizar documentos por demandas pontuais;
14. Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
15. Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da empresa;
16. Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;
17. Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;
18. Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
19. Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
20. Cadastrar a documentação;
21. Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
22. Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
23. Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
24. Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas;