Descrição da vaga
O cargo envolve a gestão e suporte das atividades administrativas e de infraestrutura do escritório, abrangendo o controle de serviços gerais (vigilância, limpeza, portaria e telefonia), o acompanhamento de escalas e fornecedores, o acompanhamento de estoques de insumos e compras via SAP, além da organização de serviços externos como motoboy, correios, prefeitura e cartório. Inclui também apoio administrativo diversificado — arquivo, digitalização, planilhas, relatórios, cartões corporativos, seguros e layouts —, com possibilidade de atuar como backup na secretaria executiva e auxiliar no suporte a viagens nacionais e internacionais.
Responsabilidades e atribuições
Realizar eventual atendimento telefônico e recepção de visitantes;
Controlar e orientar os serviços de atendimento interno como vigilância patrimonial, limpeza e portaria, visando assegurar a qualidade e presteza nestes serviços;
Controlar as escalas de trabalho e tarefas do pessoal de serviços gerais, visando otimizar a utilização do tempo e dos recursos humanos disponíveis;
Selecionar prestadores de serviço com empresas de profissionais especializados, visando a melhor qualidade do serviço prestado;
Acompanhar o estoque dos insumos de escritório e copa, atuando no processo de requisição de compras, armazenagem e distribuição dos mesmos;
Atuar no controle do serviço de telefonia móvel da empresa;
Acompanhar e controlar as atividades de solicitação de serviços externos como solicitação de motoboy, cartório, prefeitura, impressões gráficas, correios, cartões de estacionamento;
Auxiliar na confecção de Layouts na empresa;
Realizar o rateio e fechamento de faturas;
Realizar o controle de cópias de chaves e armários de chinelos e gaveteiros dos funcionários;
Realizar a inclusão de Requisição de Compra e Pré-editadas no sistema SAP e acompanhamento de aprovação de pedidos de compras e entrada de mercadoria;
Auxiliar em demandas administrativas de organização de arquivo, digitalização, impressão, coleta de assinaturas de documentos, emissão de relatórios e elaboração de planilhas;
Consolidar os relatórios de cartões de crédito corporativo;
Atuar no controle de vencimento e escopo dos seguros da empresa;
Organizar os serviços externos administrativos (Motoboy, Correios, etc);
Atuar como Backup na secretaria executiva;
Possibilidade de auxiliar no atendimento de demandas de viagens nacionais e internacionais (reservas, solução de problemas de viajantes, assim como revisão de comprovantes e treinamento de políticas);
Atuar em conformidade com os princípios do Código de Conduta da RBA, promovendo práticas éticas, seguras e ambientalmente responsáveis;
Conhecer, praticar e difundir as diretrizes da Política Integrada de Gestão da empresa, comprometendo-se em executar as atividades de seu cargo de acordo com os procedimentos e programas vigentes; contribuindo para atingir os objetivos e metas definidos e colaborando com o cumprimento dos requisitos do sistema de gestão da organização e sua eficácia.
Cargo sensível ao programa OEA enquadramento segurança.
Requisitos e qualificações
Desejável Excel e Word Intermediário / Avançado;
Ensino superior em andamento em Administração de Empresas ou áreas afins;
Experiência na área administrativa;
Desejável inglês Avançado;
Informações adicionais
Horário de trabalho:De segunda à quinta das 8hs às 17:45 hs e sextas das 8hrs às 16:45 hrs com 1h de intervalo todos os dias.
Benefícios:Plano de saúde e odontológico;Vale alimentação e/ou vale refeição;Vale transporte;Seguro de Vida;PLR;Convênio farmácia;Total Pass (Academias);Desconto em escolas de idiomas e faculdades;
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