Como funcionário de recursos humanos, o assistente administrativo desempenha um papel crucial na gestão diária da empresa. Ele é responsável por realizar tarefas que permitem ao departamento administrativo focar nas áreas estratégicas da organização.
Responsabilidades:
* Gerenciar a correspondência e documentos em entradas e saídas;
* Controlar as contas a pagar e recebidas para garantir fluxo financeiro eficiente;
* Preparar e encaminhar documentos, faturas e notas aos clientes e fornecedores com precisão e tempo certo;
* Tirar cópias e digitalizar documentos importantes para garantir sua segurança e rastreabilidade;
* Coordinar as atividades logísticas do departamento para evitar sobrecarga e melhorar produtividade;
* Enviar documentos para os departamentos fiscal, RH e outros setores relevantes da empresa;
* Atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre procedimentos financeiros, administrativos e logísticos;
* Elaborar relatórios financeiros e de clientes para ajudar a tomar decisões informadas;
* Organizar arquivos e documentos da empresa de forma clara e acessível;
* Executar rotinas de atendimento ao cliente de forma eficiente e cordial;
* Controle de processos e fluxos de trabalho para garantir qualidade e prazos cumpridos;
* Interação com sistemas internos da empresa para manter atualização de dados e fluxos de trabalho;
* Abertura, tratativas, acompanhamentos e encerramentos de atendimentos e ordens de serviço sem erros ou atrasos;
* Acompanhamento e controle de rotinas de trabalhos interdepartamentais para evitar conflitos ou erros;
* Cobrança de clientes de forma respeitosa e eficaz para maximizar receita.
Competências:
O Assistente Administrativo deve ter habilidades essenciais como comunicação eficaz, capacidade de resolver problemas e aprender rapidamente com novas tecnologias e processos. Além disso, ele precisa ser capaz de trabalhar bem em equipe, ter boa organização e gerenciamento de tempo, além de uma visão holística da empresa.
Benefícios:
Além de receber salário competitivo, o Assistente Administrativo também pode ter benefícios adicionais como planejamento de carreira, treinamento e desenvolvimento profissional, flexibilidade de horários e ambiente de trabalho confortável e seguro.
Conhecimento Requerido:
O candidato ideal deve ter conhecimento das ferramentas de software mais comuns utilizadas pela empresa, além de ter habilidades básicas em Excel e Word. É importante destacar que a experiência prévia no ramo de recursos humanos é um ponto forte nesse cargo.