OverviewLocalização: São PauloOs funcionários devem estar fisicamente localizados em São Paulo durante o período de emprego com a TNC. Candidatos de outras localidades são incentivados a se candidatar; no entanto, a TNC não cobrirá os custos de realocação se você aceitar uma oferta feita pela TNC para esta posição.O Coordenador Administrativo será responsável pelo desempenho de múltiplas funções administrativas relacionadas ao programa atribuído, incluindo supervisão de agendamento e logística para eventos e reuniões, compras, arquivamento, correspondência, envio de itens de TI, gestão de instalações, abertura/encerramento de escritórios, telecomunicações, gestão de inventário e frota, agências de viagens, contratos operacionais, suporte e recepção, e criação de documentos. Poderá auxiliar no recrutamento e treinamento de voluntários e coordenar atividades de voluntários. Poderá executar tarefas administrativas de Sistemas de Informação e Finanças, incluindo formulários de processamento, elaboração de relatórios e monitoramento orçamentário.O Coordenador atuará como ponto de contato para consultas sobre as atividades do programa, auxiliará no desenvolvimento de materiais de comunicação e gestão de correspondência, e colaborar com a equipe da Conservação para tomada de decisões e resolução de problemas. Atuará como responsável pelo departamento conforme designado pela supervisão e implementará processos para melhorar a eficácia. Comunicar-se-á com a equipe de vários programas, doadores, voluntários, fornecedores e relações comerciais, para apoiar a tomada de decisão e o fluxo de trabalho.Responsabilidades e Escopo De TrabalhoPromover ativamente o Código de Conduta da organização, alinhamento com os valores institucionais.Garantir confidencialidade e integridade de informações sensíveis e institucionais.Supervisionar a equipe de Facilities, promovendo alinhamento, organização e cumprimento de atividades.Servir como referência para a equipe de Operações (OPS), apoiando novos e atuais colaboradores.Eventualmente supervisionar voluntários, estagiários ou Jovens Aprendizes.Gerenciar instalações físicas, coordenar manutenções, reformas e processos logísticos de abertura, mudança ou encerramento de escritórios.Coordenar envio de equipamentos (computadores) com a equipe de TI.Administrar inventário, termos de comodato, controle de bens e itens imobilizados.Gerenciar descarte, doações ou venda de materiais, conforme aplicável.Coordenar centralização e gestão de compras, com implementação de novos processos.Administrar agências de viagens e processos logísticos relacionados.Gerenciar frota de veículos, contratos de aluguel e procedimentos correlatos.Receber e encaminhar correspondências e atender ligações.Processar faturas, contratar fornecedores, auxiliar na elaboração e acompanhamento orçamentário.Gerenciar contratos da área de Operações, com vencimentos, renovações e novos acordos.Apoiar tramitação com a seguradora internacional e gestão de itens segurados.Coordenar envio e controle de documentos institucionais para parceiros e due diligence.Manter registros da organização em entidades públicas e controlar registros existentes.Apoiar o time Jurídico na elaboração e registro de documentos societários, PoA e GoA.Manter documentação institucional organizada na intranet e emitir certidões junto a fornecedores.Apoiar SST com o consultor da área e ministrar treinamentos relacionados a Facilities e Operações.Apoiar logística de eventos da área de Operações e aprovação de pagamentos conforme matriz de autoridade.Participar de projetos e tomar decisões dentro do escopo da área, priorizando atividades de forma independente.Identificar e resolver problemas rotineiros, escalando apenas questões complexas.Disponibilidade para viagens eventuais.O Que Você TraráBacharelado em Administração, Gestão ou área relacionada, ou combinação equivalente de formação e experiência.Experiência em supervisão de pessoas/equipes.Experiência na coordenação de processos administrativos.Experiência com geração de relatórios e interpretação de dados para apoio à tomada de decisão.Experiência em redação, edição e revisão de textos institucionais ou de negócios.Experiência em organização de tempo e gestão de múltiplas atividades com prazos.Experiência de trabalho colaborativo com equipes diversas e comunicação com públicos variados.Experiência com rotinas de Operações e/ou Facilities.Experiência avançada em planilhas (Excel).Fluência em português e inglês (leitura/escrita/fala); inglês intermediário de fala.Qualificações DesejadasExperiência em planejamento de atividades e resolução de problemas complexos.Experiência com sistemas de gestão administrativa ou facilities.Experiência com organização de eventos e produção de materiais de apoio.Curso ou formação em Gestão de Facilities, Logística ou Administração Pública.Experiência com gestão de contratos e relacionamento com fornecedores.Conhecimento de tendências e boas práticas em Facilities ou Operações.Local de trabalho: Esta posição é fixa para Home Office na cidade de São Paulo.Família de Trabalhos: OperaçõesCódigo Interno do Trabalho: 700040Faixa salarial: grade 5Who We AreThe Nature Conservancy’s mission is to protect the lands and waters upon which all life depends. As a science-based organization, we create innovative, on-the-ground solutions to our world’s toughest challenges so that we can create a world in which people and nature thrive. We’re rooted in our mission and guided by our values, including respect for all people, communities, and cultures. Whether it’s career development, flexible schedules, or a rewarding mission, there’s many reasons to love life inside TNC. Please apply – we’d love to hear from you.What We Bring: Since 1951, TNC has been doing work you can believe in. We offer a competitive benefits package including health care, 401(k) with match, parental leave, PTO, life insurance, disability, EAP, and more. We are an Equal Opportunity Employer and encourage applicants from all backgrounds. The successful applicant must meet background screening requirements. TNC provides accommodations for qualified individuals with disabilities.Are you a veteran or military experience? We welcome you to apply. The Nature Conservancy is an Equal Opportunity Employer.
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