Prestar assistência e apoio direto a todas as atividades relacionadas ao funcionamento aos órgãos de Governança no desempenho de suas funções.
Responsabilidades e atribuições
* Dar suporte à Liderança no recebimento de demandas do setor.
* Recepcionar os atendimentos de clientes externos e internos.
* Organizar e arquivar documentos.
* Fazer reprografia e digitalização de documentos.
* Planejar e organizar as agendas de trabalhos e reuniões dos órgãos de governança de sua responsabilidade.
* Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação.
* Elaborar correspondências obedecendo a ordem cronológica das expedições interna e/ou externa.
* Encaminhar, protocolar, e receber correspondências externas ou internas.
* Auxiliar nos eventos institucionais da Cooperativa.
* Planejar e reservar o auditório para eventos.
* Fazer o pedido de material de consumo interno e/ou bens patrimoniais para o setor.
* Controlar movimentação de bens patrimoniais do setor.
* Dar suporte aos demais setores no levantamento de informações sempre que necessário.
* Dar suporte ao setor jurídico no levantamento de informações referentes às demandas judiciais.
* Elaborar e aprovar a pauta para reunião semanal junto ao Conselho Fiscal.
* Elaborar e aprovar a pauta de reunião semanal do Comitê Técnico.
* Elabora e aprovar a pauta de reunião do Comitê de Especialidade.
* Secretariar as reuniões: agendar, organizar documentos, providenciar os equipamentos necessários para melhor andamento dos trabalhos.
* Elaborar as atas de forma objetiva e fidedigna.
* Coletar as assinaturas nas atas e veicular no Portal da Governança e no sistema de Governança.
* Inserir e manter atualizados os documentos no sistema de gestão.
* Lançar notas fiscais no sistema.
* Garantir o arquivamento das atas e a publicação desses atos, quando necessário, junto aos órgãos competentes.
* Assegurar a guarda de atas e demais documentos decisórios, zelando por sua integridade segurança da informação.
* Operacionalizar as deliberações registradas em ata de reunião aos setores pertinentes.
* Acompanhar as pendências quanto as devolutivas pertinentes constantes nas atas
* Elaborar planilhas e/ou relatórios diversos.
* Receber documentos de solicitação de extensão de cooperados via setor responsável.
* Receber denúncias da área competente referente a situações envolvendo sócios cooperados.
* Manter atualizada e organizada as informações no sistema referente as denúncias tramitadas de sócios cooperados.
* Preencher folha de rosto com informações para embasar os processos para as reuniões de Comitê.
* Remover e descartar em local apropriado resíduos provenientes da execução dos serviços.
* Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho.
* Trabalhar em conformidade às boas práticas, normas e procedimentos de segurança.
* Participar de reuniões quando convocado.
* Atender às programações de treinamento e desenvolvimento.
* Cumprir com às normas e procedimentos quanto ao uso do uniforme, registro de ponto, horário e escala de trabalho, cronograma de férias etc.
* Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes.
* Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude.
* Posicionar a gestão sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade.
* Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/subsistema de sua área, conforme determinação superior.
Requisitos e qualificações
* O cargo requer curso superior ou em fase de conclusão em secretariado, administração, economia ou áreas afins.
* O cargo exige de experiência na área.
#J-18808-Ljbffr