Overview
Inpasa Luís Eduardo Magalhães, Bahia, Brazil
Descrição do cargo e responsabilidades para posição administrativa com foco em suporte aos superiores, gestão de agenda, operações administrativas, viagens, compras de suprimentos, e conformidade com as normas de segurança e processos da empresa.
Responsabilidades e atribuições
* Prestar suporte administrativo, recebendo/efetuando ligações telefônicas, anotando e transmitindo recados, recepcionando pessoas, triando os assuntos, solucionando-os e/ou encaminhando-os aos superiores.
* Controlar a agenda de compromissos dos motoristas administrativos, seguindo os padrões da empresa.
* Realizar atividades inerentes à área, como distribuir correspondências, manter organizado o arquivo de documentação e garantir o suprimento de materiais de expediente.
* Solucionar questões das mais variadas naturezas, recepcionando pessoas e documentos, triando os assuntos envolvidos, certificando-se da prioridade, implementando decisões e soluções dentro de sua área de responsabilidade e autonomia.
* Controlar a agenda das salas de reuniões e preparar equipamentos necessários, bebidas e suprimentos, de acordo com as solicitações, colaborando para a realização das reuniões.
* Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para cargos destinados a presidente, vice-presidentes da empresa, para destinos nacionais e internacionais, através da plataforma de gestão de viagens corporativas, e/ou contatando agências de viagem e fornecedores, fazendo a cotação de preços e conferência dos processos.
* Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para prestadores de serviços terceiros, quando destinados sobre responsabilidade contratual da INPASA;
* Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para as novas admissões/transferências solicitadas pelo setor de RH conforme política de viagens da empresa;
* Acompanhar as demandas das solicitações de viagens, juntamente à plataforma de gestão de viagens corporativas, com suporte a todas as áreas. Gerir os relatórios realizados, visando garantir o cumprimento da política;
* Acompanhar todas as demandas dos apartamentos funcionais, coordenando a limpeza e reposição de itens de suprimentos;
* Responsável pela fiscalização das atividades da equipe de limpeza.
* Realizar compras de suprimentos para abastecimento da copa do setor administrativo e demais setores da unidade.
* Executar outras tarefas correlatas ao setor, conforme solicitação do superior imediato.
* Executar as atividades da função respeitando todas as normas e procedimentos de segurança, saúde e meio ambiente do trabalho, estabelecidos pela organização, bem como, utilizar constantemente todos os EPIs de uso obrigatório no desenvolvimento das atividades do cargo e do setor. Informar ao superior imediato qualquer atividade que apresente risco à saúde ou aos demais colegas de trabalho.
* Exercer as atividades em comum acordo com os valores, políticas, diretrizes, procedimentos e processos da empresa, mantendo sigilo e protegendo as informações da companhia.
* Manter a disciplina no programa 5S, objetivando um trabalho seguro por meio da organização, padronização e limpeza do ambiente de trabalho.
* Zelar pelas propriedades da empresa sob sua responsabilidade, informando ao superior imediato qualquer problema ou avaria detectada.
Requisitos e qualificações
Requisitos com formatação convertida: Curso técnico ou graduação em administração, secretariado ou áreas afins, desejável experiência na área.
Informações adicionais
Benefícios: Vale Alimentação; Plano de Saúde; Plano Odontológico; Orienteme; Edupass; Gympass; Refeição no local; Transporte gratuito.
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