Descrição do Cargo:
Prestar apoio à Diretoria, garantindo que as operações administrativas e organizacionais ocorram de forma eficiente, otimizando o tempo e priorizando as agendas.
Atividades Principais:
* Gerenciar as agendas dos diretores, agendar reuniões internas e externas, garantir a pontualidade e priorizar compromissos estratégicos;
* Coorporar locais, materiais e participantes para reuniões, bem como, preparar pautas, atas, listas de presença e acompanhamentos;
* Aceitar contato entre os diretores, colaboradores, fornecedores e clientes, redigir, revisar e encaminhar e-mails, cartas e comunicados oficiais;
* Gestionar informações, documentos e arquivos confidenciais, garantir discrição e segurança no manejo de documentos e informações sensíveis;
* Organizar, arquivar e gerenciar documentos administrativos e estratégicos da diretoria;
* Preparar relatórios financeiros, operacionais ou estratégicos, além de apresentações em PowerPoint ou outras ferramentas, sempre que necessário ou solicitado pela diretoria;
* Monitorar e reportar despesas da diretoria, garantir que estejam alinhadas ao orçamento;
* Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagem e transportes, garantir que os diretores tenham itinerários detalhados e apoio durante deslocamentos;
* Coorporar logística de eventos organizados pela diretoria, como encontros com clientes ou visitas de autoridades externas;
* Acompanhar reuniões estratégicas e registrar decisões, acompanhar andamento das ações definidas;
* Planejar e acompanhar visitas de clientes, garantir um bom relacionamento e apresentar a estrutura da fábrica;
* Auxiliar na gestão das metas da diretoria, monitorar prazos e resultados, bem como, priorizar atividades e demandas recebidas pelos diretores para garantir foco nas questões mais relevantes;
* Auxiliar a diretoria na organização de documentos e informações necessários para auditorias e conformidade legal;
* Apoiar na implementação e disseminação de políticas e procedimentos internos;
* Garantir que os materiais, equipamentos e espaço físico estejam organizados e funcionais;
* Identificar e propor melhorias nos fluxos administrativos da diretoria.
Requisitos e Qualificações Obrigatórias:
* Graduação em Secretariado Executivo, Administração, Direito ou áreas correlatas;
* Desejável especialização em Assessoria Executiva ou áreas correlatas;
* Excelente comunicação verbal e escrita, organização e gerenciamento de tempo;
* Conhecimento no Pacote Office, SAP, Ferramentas BI;
* Necessário Inglês e Espanhol ambos fluentes;
* Disponibilidade para trabalhar presencialmente em São Paulo/SP.