**Descrição do Cargo**:
Resumo da Posição: Buscamos uma Secretária Comercial Sênior altamente organizada e proativa, com graduação em Secretariado Executivo, para atuar no suporte às operações comerciais da empresa. O profissional será responsável por planejar, acompanhar e avaliar o desempenho dos clientes e da equipe de vendas, contribuindo para a melhoria contínua dos processos e resultados.
**Responsabilidades Detalhadas**:
- **Planejamento e Organização**:
- Desenvolver e atualizar cronogramas de atividades da equipe de vendas, garantindo o cumprimento de prazos e metas.
- Criar e gerenciar um sistema de arquivamento de documentos e informações relevantes sobre clientes e operações comerciais.
- Preparar agendas de reuniões, incluindo a convocação de participantes e a elaboração de pautas.
- **Acompanhamento de Indicadores**:
- Monitorar e registrar os principais indicadores de desempenho (KPIs) da equipe de vendas, como volume de vendas, taxa de conversão e satisfação do cliente.
- Analisar tendências e apresentar relatórios mensais sobre o desempenho da equipe e dos clientes para a liderança.
- Propor ações corretivas ou melhorias com base na análise de dados.
- **Avaliação de Desempenho**:
- Colaborar na elaboração de critérios de avaliação de desempenho e metas para os vendedores, alinhando-as aos objetivos da empresa.
- Preparar materiais de apresentação para avaliações de desempenho, incluindo feedback estruturado sobre as atividades da equipe.
- Facilitar reuniões de feedback, ajudando a identificar áreas de melhoria e desenvolvimento para cada membro da equipe.
- **Suporte Administrativo**:
- Gerenciar a logística de eventos e reuniões comerciais, incluindo a reserva de espaços, elaboração de materiais e organização de catering, se necessário.
- Controlar a documentação e contratos relacionados a clientes e fornecedores, garantindo que todos os processos estejam em conformidade com as políticas da empresa.
- **Comunicação**:
- Atuar como ponto de contato principal entre a equipe de vendas e outras áreas da empresa, facilitando a comunicação e a troca de informações.
- Elaborar comunicados internos e externos, garantindo clareza e precisão nas mensagens transmitidas.
- Manter um canal aberto para que a equipe de vendas possa compartilhar desafios e necessidades, oferecendo suporte sempre que necessário.
- **Treinamento e Desenvolvimento**:
- Identificar necessidades de treinamento para a equipe de vendas.
- Acompanhar o progresso dos vendedores após treinamentos, coletando feedback e sugerindo novos tópicos para futuras capacitações.
- **Relatórios e Apresentações**:
- Criar relatórios detalhados sobre o desempenho da equipe e a evolução dos clientes, utilizando ferramentas de análise e apresentação.
- Preparar apresentações para reuniões de alinhamento com a gestão, destacando resultados, desafios e propostas de melhorias.
- Documentar e acompanhar o progresso de iniciativas estratégicas relacionadas a vendas e atendimento ao cliente.
**Formação e Qualificações**:
- Formação Acadêmica: Ensino superior completo em secretariado executivo.
- Experiência: Mínimo de 3 anos de experiência em funções administrativas ou comerciais, preferencialmente em ambientes de vendas.
- Habilidades Analíticas: Capacidade de coletar e interpretar dados, criando relatórios que auxiliem na tomada de decisões.
- Diferencial: Ter atuado no setor farmacêutico.
- Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, com capacidade de interagir com diferentes níveis hierárquicos.
- Organização e Proatividade: Alta capacidade de organização e iniciativa, com atenção a detalhes e habilidades para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente.
- Conhecimento em Ferramentas: Familiaridade com softwares e ferramentas analíticas, além de proficiência em Microsoft Office (especialmente Excel).