Responsabilidades:
1. Apoio na Organização de Eventos: Auxiliar na preparação e execução de eventos, incluindo montagem e desmontagem de estruturas, disposição de materiais e preparação do local, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado.
Exemplos incluem ajudar a instalar equipamentos, organizar fluxos de tráfego e garantir que todos os fornecedores estejam informados sobre as necessidades específicas dos eventos.
2. Coordenação Logística: Gerenciar a logística dos eventos, assegurando que todos os itens e equipamentos necessários estejam disponíveis e em boas condições. Isso inclui trabalhar com fornecedores para garantir a entrega de materiais e equipamentos de qualidade e estabelecer um sistema eficiente para gerenciar estoques e armazenamento.
3. Atendimento ao Cliente: Oferecer suporte aos participantes e clientes durante os eventos, garantindo uma experiência positiva e resolvendo problemas conforme necessário. Exemplos incluem atender às solicitações especiais dos clientes, resolver conflitos de última hora e garantir que todas as necessidades sejam atendidas.
4. Comunicação Eficaz: Trabalhar em conjunto com a equipe de eventos e outros departamentos para garantir que todas as etapas do evento sejam executadas conforme o planejado. Isso inclui manter linhas de comunicação abertas e claras, realizar reuniões regulares e garantir que todos estejam informados sobre as mudanças e atualizações.
5. Controle de Estoque: Monitorar e manter o estoque de materiais e equipamentos utilizados nos eventos. Isso inclui realizar inventário regular, gerenciar pedidos e entregas e garantir que todos os materiais estejam organizados e facilmente acessíveis.
6. Relatórios e Documentação: Auxiliar na elaboração de relatórios pós-evento e na documentação necessária para avaliação e planejamento futuros. Isso inclui coletar dados, analisar resultados e criar relatórios detalhados e recomendativos.
7. Contratar e Receber Fornecedores: Assegurando a entrega e qualidade dos serviços contratados. Isso inclui trabalhar com fornecedores para definir expectativas, estabelecer padrões de qualidade e garantir que todos os contratos estejam claramente definidos.
8. Administrar Controles e Planilhas: Mantendo todas as informações atualizadas e organizadas. Isso inclui gerenciar planilhas financeiras, controlar orçamentos e garantir que todas as informações estejam acessíveis e fáceis de entender.
9. Gerenciar as Plataformas: De videoconferência, como Zoom e Google Meet, para garantir o bom funcionamento das reuniões e eventos virtuais. Isso inclui configurar plataformas, testar funcionalidades e garantir que todos os participantes estejam conectados e preparados para as reuniões.