O Instituto de Tratamento Multimodal em Cefaleias (ITMC) busca uma
Secretária Executiva Júnior
para ser o braço direito da nossa equipe e o primeiro ponto de contato para nossos pacientes. Mais do que uma função administrativa, este cargo é fundamental para garantir a
experiência humanizada e empática
que é a essência do nosso modelo de negócio.
Você terá um papel híbrido e estratégico, trabalhando 4 dias presencialmente e 1 dia remotamente, sendo responsável tanto pelo acolhimento no consultório quanto pela otimização de processos administrativos e suporte à estratégia do negócio.
Para ter sucesso, você deve ser uma pessoa
proativa, organizada e com forte senso de empatia
. Sua capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e se comunicar de forma clara e cordial será essencial.
Responsabilidades:
* Acolhimento e Gestão de Pacientes:
Receber e acolher os pacientes com cordialidade e simpatia, garantindo que o ambiente seja acolhedor e respeitoso.
* Agendamento:
Gerenciar a agenda de consultas e procedimentos, assegurando que o tempo de atendimento e o fluxo de agendamento sejam seguidos com harmonia.
* Gestão Financeira e Administrativa:
Coletar o pagamento, auxiliar no controle de fluxo de caixa e emitir relatórios básicos para a gestão.
* Comunicação e Suporte:
Atender e-mails e ligações, orientando os pacientes sobre a política de agendamento e esclarecendo dúvidas gerais.
* Análise de Dados e Seguimento de Rotinas:
Apoiar na análise de indicadores estratégicos para marketing e na organização de dados para aprimoramento de rotinas internas, como a verificação do preenchimento do diário de cefaleias.
Qualificações:
* Experiência:
Experiência prévia em consultórios médicos ou clínicas de saúde, com familiaridade em agendamento, atendimento ao público e tarefas administrativas é preferível.
* Competências Essenciais:
Habilidades sólidas em
comunicação oral e escrita
, escuta ativa e empatia. Proatividade para otimizar processos e capacidade de gerenciar múltiplas demandas simultaneamente.
* Tecnologia:
Familiaridade com ferramentas de gestão de consultório, plataformas de telemedicina e planilhas eletrônicas.
* Formação:
Ensino superior completo ou em andamento em áreas como Administração, Secretariado ou áreas correlatas é um diferencial.
* Compromisso:
Alinhamento com os valores do ITMC, como transparência, segurança do paciente e o foco em tratamentos baseados em evidências.