Prestar assistência aos diretores executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos com público externo e interno. Redigir correspondências e ofícios. Controlar documentos. Atender clientes externos e internos; organizar eventos e viagens.
Responsabilidades e atribuições
* Dar suporte à Liderança no recebimento de demandas do setor, monitoramento de atividades e prazos estabelecidos e nas demandas do Departamento de Gestão de Pessoas (controle de frequência e horas extras, escala de férias, solicitação de pessoal, etc.).
* Prestar informações aos clientes internos e externos quando necessário.
* Organizar e arquivar documentos.
* Fazer reprografia e digitalização de documentos.
* Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação.
* Elaborar, encaminhar e receber correspondências externas ou internas.
* Elaborar planilhas e relatórios diversos.
* Dar suporte na elaboração do orçamento anual do setor.
* Agendar transporte sempre que necessário.
* Fazer o pedido de material de consumo interno e/ou bens patrimoniais para o setor.
* Controlar movimentação de bens patrimoniais do setor e do refeitório/copa.
* Oferecer suporte aos demais setores no levantamento de informações sempre que necessário.
* Oferecer suporte ao setor jurídico no levantamento de informações referentes às demandas judiciais.
* Preparar e organizar as viagens da diretoria (compra e emissão de passagens, agendamento de hospedagem, etc).
* Secretariar reuniões (agendar, organizar documentos, providenciar os equipamentos, coffee break, fazer a ata, etc.).
* Dar encaminhamento aos setores competentes os documentos solicitados pela Diretoria.
* Organizar a agenda da Diretoria e mantê-la sempre informada.
* Controlar o uso do cartão de crédito para utilização de compras de passagens e hospedagens e prestar conta com o Departamento Financeiro.
* Controlar o fundo fixo do setor (entradas e saídas) e fazer a prestação de contas com o Departamento Financeiro.
* Analisar os pedidos de reembolso e autorizações excepcionais de clientes e dar os devidos encaminhamentos.
* Operacionalizar as solicitações de transferência de cliente via aérea.
* Prestar apoio a congressos, reuniões e eventos da empresa.
* Remover e descartar em local apropriado resíduos provenientes da execução dos serviços.
* Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho.
* Trabalhar em conformidade às boas práticas, normas e procedimentos de segurança.
* Participar de reuniões quando convocado.
* Atender às programações de treinamento e desenvolvimento.
* Cumprir com as normas e procedimentos quanto ao uso do uniforme, registro de ponto, horário e escala de trabalho, cronograma de férias, etc.
* Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes.
* Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude.
* Posicionar a gestão sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade.
* Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/subsistema de sua área, conforme determinação superior.
Requisitos e qualificações
Exigidos:
* O cargo requer curso superior em secretariado, administração, economia ou áreas afins.
* O cargo exige experiência na área.
Desejáveis:
* Conhecimento de língua estrangeira
A Unimed é a maior realidade cooperativista na área da saúde em todo o mundo e também a maior rede de assistência médica do Brasil, presente em 83% do território nacional. O Sistema nasceu com a fundação da Unimed Santos (SP) pelo Dr. Edmundo Castilho, em 1967, e hoje é composto por 368 cooperativas médicas, que prestam assistência para mais de 19 milhões de clientes e 73 mil empresas em todo País.
Clientes Unimed contam com mais de 110 mil médicos, 3.244 hospitais credenciados, além de pronto-atendimentos, laboratórios, ambulâncias e hospitais próprios e credenciados para garantir qualidade na assistência médica, hospitalar e de diagnóstico complementar oferecidos.
Além de deter 34% do mercado nacional de planos de saúde, a Unimed possui lembrança cativa na mente dos brasileiros. De acordo com pesquisa nacional do Instituto Datafolha, a Unimed é pelo 21º ano consecutivo a marca Top of Mind quando o assunto é plano de saúde. Outro destaque é o prêmio plano de saúde em que os brasileiros mais confiam, recebido pela 11ª vez consecutiva, na pesquisa Marcas de Confiança.
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