Desenvolver uma equipe de recepção eficiente é crucial para o sucesso de qualquer organização. Por isso, estamos procurando por profissionais qualificados para desempenhar as seguintes tarefas:
* Cumprimentar e receber os visitantes, garantindo uma boa impressão e um início positivo da interação com a nossa equipe.
* Encaminhar os visitantes à pessoa e escritório apropriados, utilizando sua habilidade de comunicação e conhecimento do layout do local para garantir que cada visita seja bem recebida.
* Atender, selecionar e encaminhar telefonemas recebidos, demonstrando paciência e atenção aos detalhes.
* Garantir que a área da recepção esteja arrumada e apresentável, com todo material de escritório necessário, mantendo uma aparência profissional e acolhedora.
* Fornecer informações básicas e exatas pessoalmente e por telefone/e-mail, sempre demonstrando convidativa amabilidade e disposição em ajudar.
* Receber, organizar e distribuir diariamente a correspondência/entregas, garantindo que todos os documentos sejam entregues nos prazos estabelecidos.
* Manter a segurança do escritório ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso que deve passar pela mesa da recepção, garantindo a integridade dos nossos funcionários e infraestrutura.
* Fazer pedido de material de escritório e manter inventário de estoque, demonstrando habilidade gerencial e capacidade de planejamento.
* Atualizar agendas e marcar reuniões, garantindo que todas as atividades importantes sejam agendadas e acompanhadas adequadamente.
* Fazer reservas de viagens e acomodações, preparar vouchers e manter registros atualizados das despesas e custos do escritório, demonstrando gestão eficiente e responsabilidade financeira.
Competências necessárias:
* Habilidades interpessoais excepcionais
* Estratégia de comunicação clara e concisa
* Orientação aos detalhes e qualidade no trabalho
* Iniciativa e espírito de colaboração
* Dominio técnico em sistemas operacionais e ferramentas de produtividade
* Aprender rapidamente novas tecnologias
Vantagens do emprego:
* Oportunidade de trabalhar em uma equipe dinâmica e comprometida
Sobre a vaga:
This job involves working with various departments and colleagues to ensure smooth day-to-day operations, maintaining accurate records, handling correspondence and deliveries, performing administrative tasks, and ensuring the overall security of the workplace. If you have strong organizational skills, a proactive approach, and excellent communication skills, this is an opportunity for you! Our team is highly motivated and dedicated, and we are looking for someone who shares these values.