MISSÃO
Atuar na área de Administração Geral, prestando suporte à agenda de compromissos, atendimento e ligações, elaboração de memorandos, relatórios e documentos, planejamento e execução de eventos e atividades da área, gestão de viagens e frotas, bem como acompanhamento dos contratos terceirizados de Facilities (refeitório, portaria, segurança patrimonial, limpeza e conservação, jardinagem, manutenção de ar-condicionado e dedetização).
Colaborar na condução de estudos e controles de custos de Facilities, apoiar o controle administrativo e financeiro dos contratos e realizar atividades correlatas ao cargo.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Apoiar o acompanhamento dos contratos terceirizados de Facilities.
Colaborar em estudos e controles de custos.
Auxiliar no controle administrativo e financeiro dos contratos de serviços.
Contatar fornecedores para solicitação de ações e correções de serviços.
Apoiar rotinas de logística, organização de visitas executivas e viagens, providenciando trâmites e contratações necessárias.
Zelar pelas políticas de viagens, limites de gastos e prestação de contas de Facilities.
Auxiliar na prestação de contas de cartões corporativos.
Monitorar a frota de veículos (própria ou locada) e seus custos (abastecimento, pedágios, IPVA e manutenção).
Auxiliar na administração da agenda e comunicação aos superiores.
Elaborar memorandos, relatórios e documentos da área.
Apoiar a organização de reuniões.
Manter controles administrativos e follow-up das atividades da área.
Realizar compras de materiais não produtivos (escritório, limpeza, brindes e afins).
Elaborar relatórios, gráficos e análises, monitorar budget e despesas, acompanhar contratos, pagamentos de honorários e controle de registros e arquivos, conforme orientação do superior.
Executar outras atividades de mesma natureza e complexidade, conforme solicitação do gestor.
Cadastrar e excluir viajantes na plataforma Flytour, bem como programar viagens e hotéis para novos colaboradores.
Realizar lançamentos de notas e acompanhar até o pagamento.
Providenciar reservas de hospedagem e transporte terrestre e/ou aéreo aos profissionais atendidos.
Outros Requisitos
MANDATÓRIO
Conhecimento no Pacote Office Básico
Conhecimento em Sistemas de Emissão de Nota Fiscal
Conhecimento em Processos Contábeis e Fiscais e Legislação tributária
DESEJÁVEL
Conhecimentos em SAP
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