Estamos em busca de uma pessoa Assistente Administrativapara atuar em nosso time de Gestão. Responsabilidades e atribuições Como será o seu dia a dia: - Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente; - Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários; - Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade; - Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais; - Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ; - Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário; - Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas; - Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque. - Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras); - Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ; - Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda; - Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos; - Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas; - Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques; - Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos; - Prestar apoio direto à gerência da área. Requisitos e qualificações O que é necessário para esta posição: - Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas; - Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas; - Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado); - Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável); - Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas; - Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas. Será um diferencial se você tiver: - Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor. - Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs. Informações adicionais Nossos benefícios: Vale-Refeição e Vale Alimentação: Disponibilizamos o cartão flexível Ticket Flex, podendo ser utilizado para as funções alimentação e refeição em qualquer estabelecimento com a bandeiraTicket. E o melhor, é pago inclusive nas férias Vale Transporte:De acordo com as regras da CLT; Day off de aniversário:Uma folga para você comemorar o seu dia; Assistência Médicacom cobertura nacional da SulAmérica; Assistência OdontológicaSulAmérica Odonto, com ampla cobertura nacional; Wellhub:Plataforma que oferece diversas redes de academias, estúdios e aplicativos de bem-estar; Seguro de Vida:Proteção extra para sua família; Vale Presente Natal:Valor creditado em um cartão presente para um Natal ainda mais acolhedor; Convênio com empresas parceiras: Parcerias exclusivas para oferecer vantagens que fazem a diferença no dia a dia; Acesso aos nossos Museus: Acesso gratuito aos nossos equipamentos culturais para você e sua família e amigos. Somos uma organização social privada sem fins lucrativos, especializada em gerir centros culturais públicos de grande importância para o país e programas ambientais. Atualmente, também prestamos consultorias para a concepção, modelagem, formatação e gestão de projetos, desenvolvendo o escopo, fazendo a captação de recursos, o enquadramento nas leis de incentivo e gerindo sua implementação. Nossos projetos ativos: O Paço do Frevo, localizado no coração do Recife, é mais do que um museu; é um guardião do patrimônio mundial da humanidade, celebrando a riqueza e a diversidade de nossa cultura. O Museu do Amanhã, uma fascinante instituição de ciências no Rio de Janeiro, convida você a refletir sobre nossas ações presentes e seu impacto no amanhã, inspirando mudanças para um futuro melhor. O Museu das Favelas em São Paulo é um espaço de resiliência e criatividade das comunidades, revelando a potência e o brilho das favelas através de suas histórias e expressões culturais únicas. O Museu do Jardim Botânico do Rio de Janeiro é uma viagem encantadora