Description Oportunidade para a vaga de Analista Administrativo de Viagens e Eventos na cidade de Curitiba PR, Venha fazer parte do nosso Bioteam! Responsibilities Missão: Responsável pela gestão de viagens corporativas (passagens, hotéis, locação de veículos e reembolsos), garantindo todo o processo ponta a ponta e suporte aos usuários em múltiplos canais. Atua na análise de custos, negociação com fornecedores e elaboração de relatórios gerenciais, assegurando conformidade com políticas internas e buscando melhorias contínuas. Também será responsável pelo planejamento e execução de eventos corporativos, desde a concepção até o pós-evento, incluindo gestão de fornecedores, orçamento e alinhamento com áreas internas, garantindo a entrega dentro dos prazos e objetivos estabelecidos. Prerequisites Atividades: PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES EM GESTÃO DE VIAGENS: •Responsável pelo processo de gestão e da emissão de passagens aéreas, reserva de hotéis e carros, junto à Agência de Viagens, prestadores de serviços ou reservas próprias; • Realizar a (re)emissão bilhetes de avião (ou outro meio de transporte), reservas de hotel, carros, entre outros; • Orientar os usuários quando em viagem Internacional quanto a documentações necessárias, vistos, vacinas, seguro-viagem e outras informações; • Garantir a Concretização de reservas através dos sistemas disponibilizados pela empresa ou por agencias; • Garantir a satisfação dos usuários quanto ao serviço de Gestão de Viagens (Pesquisa de Nível de Serviço); • Realizar o atendimento para solicitação de serviços adicionais quando necessário (marcação de assentos, refeições, serviços especiais etc.); • Realizar análise crítica e comparativa de valores entre a Agência de Viagem prestadora do serviço contratado e o portal das companhias aéreas; • Realizar e acompanhar reservas aéreas, aplicando procedimentos, diretrizes e práticas da Política Biotrop; • Planejar, promover, executar, acompanhar e garantir que todos os processos que envolvem as viagens nacional e internacional de Diretores sejam executados conforme planejamento bem como as demais providências específicas; • Ter conhecimento solido nos sistemas de reservas disponíveis no mercado; • Comunicar e ter ciência de toda a Política de Viagem da empresa; • Auxiliar no mapeamento dos processos de viagens e identificação de possíveis problemas, a fim de estabelecer estratégias, e propor melhoria nos processos da área; • Domínio dos portais das principais companhias Aéreas: Latam, Gol, Azul, e portais de viagens; • Acompanhamento de SLA e KPI´s, orçamento e pagamentos da agência de viagens; • Implementar iniciativas para redução de custos; • Analisar o calendário de eventos corporativos e contribuir nos agendamentos e negociações de viagens e principais fornecedores; • Desenvolver novos parceiros e práticas de mercado, como visita a rede de hotéis e negociação de acordos com cias aéreas se aplicável; • Gestão com Foco na entrega de Cost Avoid & Saving através de reservas Self Booking; • Ministrar treinamentos na plataforma de reserva de viagens (passagens, carros, hotel); considerando self Booking e não self Booking (foco self Booking neste caso deve se auditar o cumprimento da política); • Ter total domínio das plataformas online de reserva de viagens e obtenção de dados analíticos; • Realizar o Reembolso de viagens e despesas dos usuários e da Diretoria (conferência até o pagamento); • Manter se atualizado sobre tendencias da indústria de viagens e eventos; PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES EM GESTÃO DE EVENTOS: • Responsável por planejar os eventos do início ao fim de acordo com as solicitações, público-alvo e escopo definidos (agenda de salas, espaços, fornecedores etc.); • Gestão de fornecedores e equipe interna (datas, como será realizado o evento, lista de convidados, confirmações, envio do convite etc.), além do acompanhamento dos eventos; • Responsável pela gestão financeira do projeto, gestão do orçamento (acompanhamento de orçamento, controle de faturas, pagamentos etc.); • Preparar orçamentos e garantir o cumprimento, contactar e Pré negociar com fornecedores; • Coordenar todas as operações e garantir que o evento ocorra dentro da normalidade e garantir a solução antecipada para quaisquer problemas que possam ocorrer; • Garantir o escopo do Evento e elaborar Master Plan para eventos e Protocolo de Implementação; • Aplicar Habilidades de comunicação e colaboração e de Gerenciamento de projetos; • Utilizar habilidades de gerenciamento de tempo e multitarefa, flexibilidade; • Organizar o processo completo de Visitas nos Sites Biotrop (passagens, hotel, refeições e transfer); • Responsável por organizar o Evento Mensal de Aniversariantes; • Responsável por atender e organizar as demandas de Eventos Internos e Externos solicitados pelas áreas de Interface tais como Reuniões, Encontros, Treinamentos, quanto a Coffe, Salas, Transfer, local etc.; • Gestão e Estratificação de 100% das faturas da Agência de viagens para eventos não realizados por Facilities; • Organizar e acompanhar o calendário anual de Eventos Biotrop, com antecedência mínima de 06 meses; • Atuar de forma efetiva na organização e realização de eventos internos e externos e em pequenos eventos; • Planejar e executar toda a logística do evento, (brindes, layout, Coffe break e materiais necessários); • Elaborar relatórios analíticos de viagens e eventos e de pós-eventos; • Atuar próximo as interfaces e de maneira colaborativa (comercial, marketing, operações, G&G, etc.). • Atuar em diferentes frentes e em projetos simultâneos; • Gestão do orçamento dos eventos conforme o Budget; • Atuar de forma proativa e hands-on; • Para eventos Biotrop efetuar reservas de passagens aéreas, quartos de hotel e outros serviços, garantindo precisão e eficiência e obedecendo os critérios da Política de Viagens; • Atender as cotações e solicitações, compreendendo as necessidades do solicitante; • Pesquisar as melhores opções de fornecedores, incluindo companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos com foco nas melhores opções de preço e condições; • Resolver problemas e solucionar as dúvidas de cada solicitante de forma ágil e responsável; • Atuar nos temas de viagens e reembolsos corporativos; • Atualizar os materiais e manuais, divulgar, treinar e comunicar os Stakeholders; • Propor solução definitiva para os problemas encontrados e melhoria contínua dos processos e gestão dos planos de ação; • Conduzir iniciativas que visem a melhoria nas experiências do serviço prestado; • Coletar feedback, percepções e sugestões dos usuários e implementar as ideias que sejam aplicáveis ao negócio; Experiences Para participar você precisa: Superior Completo; Área de Formação: Superior Completo em Turismo, Hotelaria, Administração e áreas correlacionadas; Experiência previa na função Informática: Pacote Office Avançado (Excel e Power BI); Idiomas: inglês Avançado (diferencial) = Capacidade de Sustentar uma conversação.