HR & Administrative Associate - Brazil
HR & Administrative Associate - Brazil, Pessoa Assistente de Recursos Humanos e Administração.
A Vital Strategies é uma organização comprometida com a promoção da igualdade de oportunidades e com a inclusão de grupos historicamente sub-representados no mercado de trabalho. Por esse motivo, esta vaga é exclusiva para pessoas negras (pretas e pardas).
Esta é uma posição CLT para trabalhar em nosso escritório em São Paulo em modelo híbrido. A Vital Strategies oferece uma remuneração altamente competitiva e pacote abrangente de benefícios, como assistência médica e odontológica, vale refeição, auxílio home office, Wellhub (antigo Gympass), entre outros.
About Vital Strategies
Vital Strategies is a global public health organization. Our programs strengthen public health systems and address the world’s leading causes of illness, injury and death. We currently work in more than 80 countries, supporting data-driven decision-making in government, advancing evidence-based public health policies, and mounting strategic communication campaigns. Vital Strategies’ priorities are driven by the greatest potential to improve and save lives. They include noncommunicable disease prevention, tobacco control, road safety, food policy, overdose prevention, environmental health, and data for health. Our programs are primarily concentrated in low- and middle-income countries in Africa, Latin America, Asia and the Pacific; the Overdose Prevention Program is our first initiative in the U.S. Please visit our website at http://www.vitalstrategies.org to find out more about our work.
Vital Strategies is committed to promoting equal opportunity and the inclusion of groups historically underrepresented in the workforce.
Job Purpose
Under the supervision of the HR Coordinator, this position will support the Human Resources area with administrative activities, contributing to the efficient execution of people management processes. Responsibilities include support in onboarding and offboarding, benefits administration, updating records and systems, and participation in internal communications and institutional events.
Additionally, the position will support the Executive Team with administrative duties including organizing schedules, meetings, and travel logistics. This role requires a high level of discretion, proactivity, and organizational skills, and is essential to ensuring smooth internal operations and staff well-being.
Objectives of the Position (English)
Under the supervision of the HR Coordinator, this position will support the HR area with administrative activities, contributing to the efficient execution of people management processes. Responsibilities include support in onboarding and offboarding, benefits administration, updates of records and systems, and participation in internal communications and institutional events.
Additionally, the position will support the Executive Team with administrative duties including managing schedules, meetings, and travel logistics. This function requires a high level of discretion, proactivity, and organizational skills, essential to ensuring smooth internal operations and staff well-being.
Objetivos do Cargo (Português)
Sob a supervisão da Coordenação de Recursos Humanos, esta posição dará suporte à área de Recursos Humanos em atividades administrativas, contribuindo para a execução eficiente dos processos de gestão de pessoas. As responsabilidades incluem apoio nos processos de onboarding e offboarding, administração de benefícios, atualização de registros e sistemas, além de participação em comunicações internas e eventos institucionais.
Além disso, a posição oferecerá suporte ao Time Executivo com atividades administrativas, incluindo a organização de agendas, reuniões e logística de viagens. Esta função requer alto nível de discrição, proatividade e habilidades organizacionais, sendo essencial para garantir o bom funcionamento das operações internas e o bem-estar da equipe.
Duties and Responsibilities (English)
Maintain up-to-date employee files (digital and physical).
Assist with tracking vacation, leave, and time‑off balances.
Update HR spreadsheets, documents, and internal records.
Support offboarding routines, such as checklists and document collection.
Assist with gathering documents and registering new hires.
Support the organization of onboarding meetings and delivery of welcome kits.
Assist with the inclusion and exclusion of employee benefits.
Assist in initiating the onboarding process by sharing onboarding forms and feedback surveys.
Assist with resume screening, interview scheduling, and candidate communications.
Help organize internal initiatives (events, campaigns, celebrations).
Support the preparation and delivery of internal messages and reminders.
Assist in organizing executive team calendars and meetings.
Support travel logistics and reimbursement requests.
Prepare simple documents and assist with international visitor arrangements.
Maintain courteous and discreet communication with all team members.
Contribute to improving administrative processes in area.
Duties and Responsibilities (Português)
Manter arquivos de pessoal atualizados (digitais e físicos).
Apoiar o controle de férias, banco de horas e licenças.
Atualizar planilhas de RH, documentos e registros internos.
Apoiar rotinas de desligamento, como checklist e coleta de documentos.
Auxiliar na coleta de documentos e cadastros para novos(as) colaboradores(as).
Apoiar organização da integração e envio de kits de boas‑vindas.
Apoiar nos processos de inclusão/exclusão de benefícios.
Auxiliar no atendimento de dúvidas sobre atividades da área.
Apoiar. Supervisão na triagem de currículos, agendamento de entrevistas e comunicação com candidatos.
Auxiliar no início do processo de Onboarding, compartilhando formulários de integração e pesquisas de feedback.
Apoiar na organização de ações internas (eventos, campanhas, aniversários).
Auxiliar na preparação e envio de comunicados e lembretes.
Auxiliar na organização de agendas e reuniões da Diretoria.
Apoiar a logística de viagens e reembolsos.
Preparar documentos simples e dar suporte a visitas internacionais.
Manter comunicação cordial e discreta com a equipe.
Contribuir com melhorias nos processos administrativos da área.
Qualifications (English)
Education
Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Psychology, or related fields.
Experience - Required
1-2 years of experience in HR, administration, or related fields.
Previous experience in administrative and/or HR routines, preferably in institutional settings or medium to large organizations.
Experience with onboarding, offboarding, benefits, and internal communication.
Prior experience supporting leadership or executive teams, including scheduling and travel logistics.
Experience in internal customer service.
Experience - Desired
Involvement in recruitment processes and onboarding support.
Support in organizing internal events and engagement initiatives.
Familiarity with administrative tools such as spreadsheets, HR platforms, or communication systems.
Experience in hybrid or remote administrative environments.
Skills & Abilities
Strong organizational and time management skills to support HR routines and executive demands.
Attention to detail to ensure accuracy in records, forms, and operational processes.
Good verbal and written communication skills in Portuguese; basic English knowledge is a plus.
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and relevant administrative tools.
Familiarity with HR systems (desirable).
Basic knowledge of Brazilian labor legislation.
Qualificações (Português)
Educação
Ensino superior completo em Gestão de Recursos Humanos, Administração, Psicologia ou áreas afins.
Experiência - Exigida
1 a 2 anos de experiência em RH, administração ou áreas relacionadas.
Experiência prévia em rotinas administrativas e/ou de recursos humanos, preferencialmente em ambientes institucionais ou organizações de a grande porte.
Vivência com processos de admissão, desligamento, benefícios e apoio à comunicação interna.
Atuação anterior com suporte a lideranças ou diretorias, incluindo organização de agendas, reuniões e apoio logístico a viagens.
Experiência com atendimento interno a colaboradores(as).
Experiência - Desejada
Participação em processos seletivos, com apoio a recrutamento e integração de novos(as) colaboradores(as).
Apoio à organização de eventos internos e ações de clima organizacional.
Familiaridade com ferramentas de controle administrativo, como planilhas, sistemas de RH ou plataformas de comunicação corporativa.
Experiência em ambientes híbridos ou com rotinas administrativas à distância.
Habilidades
Fortes habilidades de organização e gestão do tempo para apoiar rotinas administrativas, de RH e demandas executivas.
Atenção aos detalhes para garantir precisão em cadastros, documentos, planilhas e processos operacionais.
Boa comunicação escrita e verbal em português para interações com colaboradores, fornecedores e liderança. Conhecimento de inglês será considerado um diferencial.
Conhecimento no pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e em outras ferramentas administrativas relevantes.
Familiaridade com sistemas de RH (desejável).
Noções básicas da legislação trabalhista brasileira.
Working Conditions and Physical Requirements
Full-time position, in accordance with the Brazilian labor law (CLT – Consolidation of Labor Laws) framework, with a hybrid work model based in São Paulo.
Condições de Trabalho e Requisitos Físicos
Posição permanente, conforme a legislação trabalhista brasileira (CLT), em modelo de trabalho híbrido, com base em São Paulo.
#J-18808-Ljbffr