Résumé du Poste
Le/la responsable des produits médicaux de la mission aidera le/la directeur(trice) des produits médicaux de la mission à distribuer et suivre les produits médicaux dans les établissements de santé pris en charge. Toutes les communications et la documentation nécessaires au transport des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux vers les points de livraison sur le terrain seront gérées par le/la responsable. Le/la titulaire de ce poste sera également chargé(e) d’encadrer et guider les médecins et les responsables de programme. En outre, le/la responsable des produits médicaux entreprendra le renforcement des capacités du programme médical du bureau et du personnel de soutien par le biais d’une formation en cours d’emploi et de l’utilisation d’outils standard d’assurance de la qualité.
Principales Tâches et Responsabilités
* Examiner et préparer le plan mensuel de distribution des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux, le mettre à jour si nécessaire et s’assurer qu’il est clairement communiqué aux parties concernées
* Préparer les documents d’expédition, assurer le suivi pour recueillir les signatures et finaliser pour la tenue des registres
* Compiler les données et soumettre des rapports en temps utile, y compris des rapports hebdomadaires et mensuels sur la distribution des produits de base
* Collaborer avec les équipes de l’entrepôt et de la logistique sur les sites de projet afin de garantir l’exactitude de la documentation et le respect des délais de livraison aux établissements de santé
* Travailler avec les médecins de terrain et les directeur(trice)s des établissements de santé afin d’obtenir des retours d’information, des demandes et des confirmations de livraison pour tous les produits pharmaceutiques et autres produits médicaux
* Suivre et enregistrer les rapports mensuels de consommation
* Analyser les résultats des rapports avec le responsable des produits médicaux ;
déterminer et adapter l’approvisionnement en produits pharmaceutiques et autres produits médicaux en fonction des besoins réels des établissements de santé
* Assurer la formation et l’accompagnement sur le terrain des responsables médicaux(ales)/de programme dans le cabinet médical assigné
* Adhérer au code de conduite d’IMC et aux principes humanitaires internationalement reconnus
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Qualifications Minimales
* Généralement, une licence dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée, le cas échéant.
* Généralement, plus de 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux
* Expérience en matière de commande et suivi des achats médicaux
* Capacité à analyser et interpréter les données et à suivre les performances par rapport aux indicateurs du programme
* Maîtrise de l’anglais requise, à l’oral et à l’écrit
* Maîtrise des langues nationales et locales souhaitée
* Bonnes compétences de communication orale et écrite
* Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel et Word
* Excellent sens de l’organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement en évolution rapide
* Capacité à travailler efficacement avec des personnes de cultures différentes
* Capacité à guider, superviser, encadrer et former d’autres personnes
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Job Summary
The Officer, Mission Medical Commodities will assist the mission medical commodities manager in distributing and tracking medical commodities at supported health facilities. All communications and documentation necessary to transport pharmaceuticals and other medical commodities to field site delivery points will be managed by the officer. This position will also be responsible of coaching and guiding medical officers and program officers. In addition, the medical commodities officer will undertake capacity building of office medical program and support staff through on‑the‑job training and use of standard quality assurance tools.
Main Tasks And Responsibilities
* Review and prepare monthly pharmaceuticals and other medical commodities supply distribution plan, update as needed, and ensure that it is clearly communicated to concerned parties
* Prepare shipment documents, follow through to collect signatures, and finalize for record keeping
* Compile data and submit timely reports including weekly and monthly commodities distribution reports
* Collaborate with the warehouse and logistics teams at project sites to ensure accuracy of documentation and timely deliveries to health facilities
* Work with field medical officers and health facility directors to get feedbacks, requests and delivery confirmations for all pharmaceuticals and other medical commodities
* Track and record monthly consumption reports
* Analyze reports’ results with the medical commodities manager;
determine and customizesupply of pharmaceuticals and other medical commodities based on actual needs of health facilities
* Provide on‑the‑job training and coaching to medical/program officers in the assigned medical office
* Adhere to IMC code of conduct and internationally accepted humanitarian principles
Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.
Minimum Qualifications
* Typically, a bachelor's degree in related area. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.
* Typically, 3+ years of relevant experience working with pharmaceuticals and other medical commodities
* Experience with ordering and tracking medical procurements
* Ability to analyze and interpret data and to track performance against program indicators
* Fluency in oral and written English required
* Fluency in national & local languages preferred
* Good oral and written communication skills
* Skilled in Microsoft Office especially Excel and Word
* Excellent organizational skills and multi‑tasking skills in a fast‑paced environment
* Ability to work effectively with people from different cultures
* Ability to guide, supervise, coach and train others
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