Estamos em busca de uma pessoa para o cargo de SECRETÁRIA EXECUTIVA BILINGUE para atuação em Brasília, DF, para uma Empresa localizada no Polo Industrial JK - em Santa Maria - Brasilia-DFPRÉ REQUISITOS:Formação:Superior completo em Secretariado Executivo Bilíngue, Letras (Inglês), Relações Internacionais, Administração ou áreas correlatas.Idiomas:InglêsFLUENTE(conversação, leitura e escrita) - desejável outro idioma como diferencial.Experiência:4 a 7 anos como secretária executiva/assessora de diretoria, preferencialmente com atuação bilíngue.Conhecimentos de Tecnologia:Pacote Office avançado, especialmente Outlook, Excel (controles financeiros) e PowerPoint (apresentações).Plataformas de viagens corporativas, OTAs (Booking,, Decolar, etc.) e contato com agências.Ferramentas de assinatura digital e gestão de documentos(DocuSign, Clicksign ou similares).Planilhas de controle financeiro e dashboards simples(Excel/Power BI).Ferramentas de reunião online e calls internacionais(Teams, Zoom, Google Meet, com uso de áudio/vídeo em inglês).Competências Técnicas Necessárias:Gestão Integrada de Agenda e Viagens:capacidade de sincronizar compromissos e deslocamentos com precisão.Tradução e Interpretação Funcional:domínio para apoiar reuniões e documentos em inglês com segurança.Gestão de Documentos Sensíveis:habilidade para cuidar de contratos e informações confidenciais com rigor técnico.Controle Financeiro de Despesas do CEO:organização e análise básica de gastos pessoais e corporativos.Gestão de Fornecedores (viagens, residenciais, serviços):relação estruturada com parceiros.PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:Planejar integralmente viagens nacionais e internacionais do CEO e Executivos da EmpresaDefinir rotas, conexões, horários, companhias, política de milhas e tarifas,porque isso impacta custos, segurança e qualidade de vida; faz estudos comparativos de opções,para garantir o melhor equilíbrio entre custo, tempo e conforto.Antecipar riscos de viagem (vistos, validade de passaporte, conexões críticas)Monitorar prazos de documentos, tempo de conexão e exigências sanitárias,porque imprevistos podem inviabilizar agendas; cria alertas e checklists,para garantir que o CEO viaje sempre regularizado.Gerir hospedagens com base em perfil, logística e segurançaSelecionar hotéis em regiões estratégicas, com boa infraestrutura e discrição,porque o ambiente influencia descanso e produtividade; negocia tarifas corporativas,para otimizar custos sem comprometer padrão.Gerir reservas de veículos e deslocamentos locaisPlanejar deslocamentos entre aeroporto, hotel, escritório e eventos,porque atrasos de percurso podem comprometer reuniões de alto nível; programa transfers, motoristas ou locação,para que os trajetos sejam eficientes e seguros.Controlar e consolidar todos os custos de viagemLançar e organizar despesas de passagens, hospedagem, alimentação, veículos,porque o controle financeiro transparente evita questionamentos; consolida em planilhas ou ERP,para permitir análises e auditorias futuras.Atuar como apoio de tradução em reuniões e calls com estrangeirosOuvir, compreender e traduzir de forma objetiva,porque a clareza linguística é essencial para decisões e negociações; prepara vocabulário prévio e acompanha contexto,para evitar interpretações equivocadas.Traduzir contratos, e-mails e documentos relevantes (inglês ⇄ português)Ler com atenção, traduzindo com fidelidade ao sentido original,porque qualquer ambiguidade pode gerar riscos jurídicos ou comerciais; marca pontos de dúvida para jurídico ou CEO,para garantir entendimento pleno.Organizar e coordenar visitas de fornecedores estrangeirosPlanejar passagens, hospedagem, agenda, deslocamentos e refeições,porque a experiência do visitante influencia a percepção da empresa; acompanha a visita,para assegurar que toda a logística ocorra conforme o planejado.Recepcionar fornecedores estrangeiros de forma profissional e acolhedoraEstar presente em aeroportos, hotéis ou recepção, quando necessário,porque a presença da secretária executiva transmite cuidado e profissionalismo; organiza recepção bilíngue,para facilitar integração cultural.Gerir fluxo de documentos para assinaturaRealizar triagem técnica básica e verificar se estão completos,porque assinaturas em documentos deficientes podem gerar retrabalho; encaminha para análise da CEO e jurídico,para assegurar conformidade antes da assinatura digital.Arquivar contratos físicos e digitais em estrutura padronizadaOrganizar por tipo, data, fornecedor e assunto,porque a recuperação rápida de informação é crítica; adota padrões de nomenclatura,para garantir localização ágil em qualquer demanda.Controlar faturas de cartões pessoais e corporativos do CEOConferir lançamentos, checar recorrências e serviços,porque divergências podem indicar fraudes ou erros de cobrança; sinaliza inconsistências à CEO,para correção em tempo hábil.Lançar despesas em planilhas de controle financeiroClassificar por centro de custo, tipo de despesa e data,porque isso permite visão consolidada dos gastos ligados ao CEO; mantém histórico organizado,para suporte ao financeiro e contabilidade.Organizar comprovantes e notas fiscais com rigorGarantir que não haja documentos em aberto ou sem vinculação,porque isso compromete reembolso e escrituração; confere prazos e guarda fiscal,para evitar problemas tributários.Coordenar parte da gestão residencial do CEOAcompanhar compras de suprimentos, pequenos serviços e manutenção,porque a estabilidade da vida pessoal assegura foco no negócio; agenda prestadores e acompanha serviços,para garantir qualidade e segurança.Gerir agenda pessoal e corporativa com visão integradaPriorizar compromissos estratégicos, encaixar demandas pessoais e corporativas,porque o tempo do CEO é o principal ativo de gestão; revisa diariamente a agenda, antecipa conflitos e sugere remanejamentos,para evitar sobrecarregos e choques de horário.Acompanhar conversas e demandas recebidas por WhatsApp e e-mailFiltrar, classificar e priorizar mensagens,porque o fluxo de comunicação é intenso e muitas vezes disperso; registra o que exige ação e o que é apenas informativo,para que nenhuma demanda relevante seja esquecida.Controlar compromissos pessoais de saúde e famíliaAgendar consultas, exames e sessões de análise (incluindo pagamentos mensais da Clara),porque o cuidado com a saúde emocional e física é parte da sustentabilidade da liderança; acompanhar pagamentos e reembolsos,para que nada fique em aberto.INTERESSADAS DEVERÃO ENCAMINHAR CURRICULO PARA:.COM.BROBRIGATÓRIO INFORMAR PRETENSÃO SALARIALNO ASSUNTO DA MENSAGEM INFORMAR: SECRETÁRIA EXECUTIVA BILINGUE-DF