Descrição do Cargo
Auxiliar de Arquivo é uma posição essencial para garantir a organização e o acesso eficiente aos arquivos e documentos da nossa empresa. Nesta função, você atuará como um facilitador crucial no processo de gestão documental.
Responsabilidades:
* Orientar usuários sobre o uso correto dos recursos e sistemas disponíveis;
* Recuperar dados e informações relevantes com precisão e rapidez;
* Disponibilizar fonte de dados para os usuários, garantindo transparência e acessibilidade;
* Fornecer pedidos de material necessário para as tarefas realizadas;
* Incorporar materiais e preservar o acervo de documentos valiosos;
* Alimentar a base de dados com informações atualizadas;
* Desarquivar e arquivar prontuários nas seções designadas;
* Movimentar os prontuários no sistema de forma eficiente;
* Arquivar folhas avulsas nos prontuários correspondentes;
* Abertura de prontuários sem capa (PSC), em casos específicos;
* Verificar Prontuários Sem Capa - PSC e encaminhar para ação necessária;
* Abrir novos volumes de prontuários quando atingir determinado número de folhas;
* Manter os dois últimos volumes no arquivo principal e encaminhar o mais antigo para terceirização;
* Conferir a ordem de arquivamento e manter a seção organizada;
* Separar e retirar prontuários inativos após determinado período;
* Realizar inventário dos prontuários inativos;
* Acessar e importar inventários feitos por outros auxiliares de arquivo;
* Inserir dados na planilha de controle interno e entregar ao carregador responsável;
* Comunicar a disponibilidade aos solicitantes;
* Alimentar a planilha de demandas atendidas e não atendidas;
* Receber prontuários inativos devolvidos e enviá-los novamente para o arquivo inativo;
* Verificar se o prontuário solicitado é realmente inativo ou está disponível;
* Consultar a localização dos prontuários na caixa correspondente;
* Alimentar a planilha de solicitação de prontuários inativos;
* Realizar solicitação de prontuários inativos através de Ordem de Serviço;
* Registrar prontuários reativados;
* Solicitar kit de caixas;
* Agendar o transporte dos prontuários para a empresa de guarda externa;
* Estar atento às instruções operacionais de trabalho (ITO) e emitir opiniões sobre revisões dessas instruções;
* Realizar demais atividades ligadas à suprimentos de materiais, conforme CBO.
Requisitos Essenciais:
* Iniciativa;
* Facilidade de trabalhar com programas e sistemas informatizados;
* Organização;
* Atenção;
* Zelo;
* Relacionamento interpessoal;
* Trabalho em equipe;