O Grupo YALA é uma holding empresarial com atuação no Brasil e no exterior, especializada em importação e gestão estratégica de negócios em marketplaces. Desde 2017, iniciamos nossa trajetória com importações da China e vendas em plataformas digitais. Ao longo dos anos, evoluímos para uma estrutura sólida e diversificada, contando hoje com um escritório comercial no Rio de Janeiro, um galpão logístico totalmente estruturado e equipes especializadas em importação, exportação e e-commerce.
Estamos em busca de uma Secretária para apoiar a diretoria e a equipe, garantindo organização administrativa, comunicação eficiente e um ambiente de trabalho profissional e acolhedor.
Principais Responsabilidades
● Atender e direcionar ligações, e-mails e mensagens.
● Recepcionar clientes, fornecedores e visitantes de forma cordial e profissional.
● Organizar agenda da diretoria, marcando reuniões, compromissos e viagens.
● Confirmar presença de participantes e enviar lembretes de reuniões.
● Preparar materiais, pautas e salas de reunião.
● Elaborar, revisar e arquivar documentos, relatórios e apresentações.
● Manter arquivos físicos e digitais atualizados e organizados.
● Solicitar e gerenciar compras internas de materiais de escritório e mantimentos.
● Apoiar em reembolsos, controle de despesas e rotinas administrativas.
● Manter cadastro atualizado de clientes, fornecedores e parceiros.
● Alimentar sistemas administrativos com informações relevantes.
● Monitorar funcionamento do escritório, solicitando reparos e manutenção quando necessário.
● Preparar documentos e relatórios para auxiliar a diretoria em decisões estratégicas.
● Apoiar a diretoria e equipes em demandas pontuais.
● Garantir hospitalidade e bem-estar em reuniões e recepções, oferecendo suporte e cuidado no ambiente de trabalho.
Dia a Dia
● Gerenciar a agenda da diretoria.
● Atender chamadas, e-mails e visitantes.
● Organizar documentos e arquivos.
● Preparar reuniões e dar suporte em apresentações.
● Auxiliar em processos administrativos e demandas internas.
Conhecimento Técnico
● Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
● Boa redação para e-mails, relatórios e documentos.
● Noções de organização de agendas e controle de compromissos.
● Desejável experiência com sistemas administrativos e de gestão.
Perfil Profissional
● Organização e atenção a detalhes.
● Boa comunicação verbal e escrita.
● Cordialidade e postura profissional no atendimento.
● Proatividade para resolver problemas e antecipar necessidades.
● Discrição e confidencialidade em assuntos internos.
Formação
● Ensino médio completo (superior em andamento em Administração, Secretariado ou áreas correlatas será considerado diferencial).
Formato de Trabalho
● Presencial
● Carga horária: 40 horas semanais
● Local: Laranjeiras, Rio de Janeiro