Apresentação do cargo:
Gerenciar os aspectos burocráticos e administrativos dos eventos, coordenando a documentação elaborando, EOs detalhados, fazendo interface entre áreas operacionais, controlando cronogramas, garantindo que todos os aspectos administrativos sejam executados com precisão e que a operação tenha todas as informações necessárias para a execução perfeita dos eventos.
Responsabilidades e atividades:
* Elaborar EOs, Event Orders completos e detalhados;
* Gerenciar documentação completa de eventos, contratos, aditivos, briefings;
* Fazer interface administrativa entre eventos e áreas operacionais, banquetes, cozinha, A&B, audiovisual;
* Coordenar cronogramas e timings de eventos;
* Elaborar plantas de montagem e layouts de salões;
* Fazer reuniõesde alinhamento, pre-cons = com áreas operacionais;
* Controlar alterações e atualizações de eventos confirmados;
* Gerenciar comunicação com clientes sobre aspectos operacionais;
* Elaborar briefings detalhados para equipes operacionais;
* Controlar check-lists de preparação de eventos;
* Fazer visitas técnicas focadas em viabilidade operacional;
* Elaborar relatórios pós-evento, resumos executivos;
* Controlar rooming lists de eventos com hospedagem;
* Gerenciar logística de materiais e fornecedores extern;
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S
* Fazer interface com fornecedores, audiovisual, decoração, entretenimento;
* Controlar prazos de entrega de informações;
* Elaborar manuais e guias de eventos;
* Apoiar coordenador em gestão de múltiplos eventos;
* Participarde site inspections técnicas;
* Garantir que todas as informações estejam corretas nos sistemas.
Requisitos:
* Mínimo de 2 anos de experiência em eventos ou áreas correlatas Experiência com coordenação administrativa de eventos
* Inglês avançado/fluente