NÍVEL PLENO - OPERAÇÕES, FLUXOS E ATENDIMENTO
O que esperamos desta profissional na Alter
Buscamos uma profissional que enxergue a operação como um sistema vivo.
Mais do que controlar tarefas, queremos alguém capaz de entender a lógica dos projetos, antecipar conflitos de agenda, equilibrar a carga de trabalho da equipe e garantir que cada cliente tenha uma experiência organizada, transparente e eficiente.
Ela será uma das principais guardiãs dos processos da Alter, ajudando a transformar planejamento em execução e execução em resultados.
Compromisso com Diversidade e Inclusão
Esta vaga é destinada prioritariamente a mulheres negras, como parte da estratégia da Alter de ampliar a presença de profissionais negras em funções técnicas, de coordenação e liderança.
A Alter acredita que equipes diversas produzem melhores soluções, ampliam perspectivas e fortalecem a capacidade de inovação e transformação da comunicação.
Objetivo da posição
Garantir a organização, fluidez e eficiência da operação da Alter, atuando como elo entre clientes, equipe e lideranças. A profissional será responsável por coordenar cronogramas, distribuir demandas, acompanhar entregas, monitorar prazos e apoiar o atendimento aos clientes, assegurando qualidade, produtividade e alinhamento entre todas as áreas envolvidas.
Na prática, esta posição funciona como uma combinação entre gestão de projetos, tráfego interno, coordenação operacional e atendimento, sendo peça-chave para a sustentação da rotina da agência.
Principais responsabilidades
Gestão de Projetos e Operações
* Elaborar, atualizar e monitorar cronogramas de projetos.
* Estruturar planos de trabalho e fluxos de execução.
* Garantir o cumprimento de prazos e entregas.
* Identificar gargalos, riscos e desvios de cronograma.
* Apoiar lideranças na priorização de demandas.
* Coordenar múltiplos projetos simultaneamente.
Tráfego Interno
* Distribuir atividades entre as equipes de conteúdo, imprensa, design, audiovisual e marketing.
* Controlar capacidade produtiva e ocupação da equipe.
* Acompanhar status de execução das tarefas.
* Cobrar atualizações e garantir visibilidade sobre o andamento dos projetos.
* Apoiar o planejamento de férias, ausências e remanejamento de recursos.
Atendimento e Relacionamento com Clientes
* Participar de reuniões de alinhamento.
* Registrar e organizar demandas dos clientes.
* Produzir atas, encaminhamentos e planos de ação.
* Realizar acompanhamento cotidiano dos projetos.
* Garantir que expectativas, escopo e cronogramas estejam alinhados entre cliente e equipe.
Processos e Melhoria Contínua
* Apoiar a implementação e evolução de processos internos.
* Alimentar ferramentas de gestão.
* Produzir relatórios de acompanhamento.
* Sugerir melhorias operacionais.
* Contribuir para a padronização de fluxos, documentos e rotinas.
Requisitos obrigatórios
* Formação em Comunicação, Administração, Marketing, Relações Públicas, Gestão de Projetos ou áreas correlatas.
* Experiência prévia em agências de comunicação, marketing ou consultorias.
* Vivência em gestão de projetos e atendimento.
* Excelente organização e capacidade de planejamento.
* Domínio de ferramentas de gestão de projetos.
Conhecimento obrigatório em:
* Trello
* ClickUp
* Google Workspace
* Excel ou Google Sheets
Diferenciais
* Certificação em metodologias ágeis.
* Conhecimento em gestão de capacidade produtiva (HH).
* Experiência em projetos de comunicação corporativa.
* Vivência com clientes de sustentabilidade, terceiro setor ou organismos internacionais.
* Conhecimento básico de CRM.
* Familiaridade com Inteligência Artificial aplicada à produtividade e gestão, ESPECIALMENTE CLAUDE.
Competências comportamentais
Organização extrema
Consegue administrar simultaneamente dezenas de entregas, projetos e interlocutores sem perder controle de prioridades.
Capacidade de coordenação
Tem habilidade para mobilizar pessoas, cobrar retornos e manter os projetos em movimento sem gerar ruídos desnecessários.
Comunicação clara
Consegue traduzir demandas, alinhar expectativas e facilitar a comunicação entre diferentes áreas.
Senso de urgência
Entende a diferença entre o que é importante, urgente e estratégico.
Proatividade
Antecipar problemas é mais importante do que reagir a eles.
Inteligência relacional
Lida bem com clientes, equipes multidisciplinares e diferentes estilos de trabalho.
Indicadores de desempenho
* Percentual de entregas realizadas dentro do prazo.
* Taxa de retrabalho.
* Cumprimento dos cronogramas dos projetos.
* Satisfação dos clientes.
* Nível de ocupação e distribuição equilibrada da equipe.
* Tempo médio de resposta às demandas.
* Qualidade dos registros, atas e controles operacionais.
* Redução de gargalos e atrasos recorrentes.