Candidate-se rapidamente pelo email: vaga-Nível: AprendizEscolaridade: Ensino médio - CompletoTipo de contrato: CLTJornada de trabalho: Segunda a sexta: 12:30 às 21h30 (intervalo: 15h às 16h). Sexta Feira dás 13:00 às 21:00 horas.Sábado: 7h30 às 13h30Benefícios: Cesta básica, Curso de InglêsResponsabilidades Da PosiçãoA secretária administrativa no CNA é uma peça-chave no bom funcionamento da escola, garantindo que todas as operações ocorram de forma organizada, acolhedora e eficiente. Suas principais responsabilidades incluem:Gerenciar agendas de coordenação, professores e atendimentos, otimizando o tempo da equipe e organizando os compromissos da escola .Atender ligações e mensagens com cordialidade, fornecendo informações sobre cursos, horários, campanhas e processos de matrícula .Redigir e organizar documentos acadêmicos e administrativos, como contratos, declarações, relatórios de frequência e certificados .Controlar e arquivar documentos de alunos, mantendo registros atualizados tanto físicos quanto digitais .Acompanhar reuniões pedagógicas e administrativas, auxiliando na elaboração de atas e no acompanhamento das demandas .Gerenciar a comunicação interna e externa, garantindo que informações importantes cheguem a alunos, responsáveis e equipe no tempo certo .Realizar pedidos e controlar o estoque de materiais escolares e administrativos, assegurando os recursos necessários para o dia a dia .Auxiliar na organização de eventos da escola, como entregas de certificados, semanas temáticas, workshops e campanhas promocionais .Dar suporte no controle financeiro, como emissão de recibos, conferência de pagamentos e apoio em processos de cobrança .Colaborar com os setores pedagógico, comercial e de marketing, contribuindo para a integração e o bom atendimento ao público .Requisitos Obrigatórios Para a PosiçãoDomínio de ferramentas de escritórioUtiliza com agilidade programas como Word, Excel e PowerPoint para produção de relatórios, planilhas organizacionais, certificados e apresentações internas.Comunicação clara e eficazAtende alunos, pais e visitantes com clareza e cordialidade, tanto presencialmente quanto por telefone e WhatsApp, além de redigir e-mails e documentos com linguagem adequada.Organização e gestão de tempoGerencia múltiplas tarefas ao mesmo tempo — como atendimento, organização de documentos e suporte a reuniões — sem perder prazos ou qualidade.Trabalho em equipeAtua de forma colaborativa com coordenação pedagógica, professores e setor comercial, garantindo o bom funcionamento da escola.Conhecimento em atendimento ao clienteEntende as necessidades dos alunos e responsáveis, oferecendo suporte com empatia e agilidade, contribuindo para uma experiência positiva na escola.Discrição e confidencialidadeLida com informações sensíveis de alunos e colaboradores com total ética, mantendo sigilo e profissionalismo.Proatividade e iniciativaAntecipando demandas do dia a dia, está sempre pronta para resolver problemas, sugerir melhorias e apoiar os diferentes setores da escola.Facilidade com tecnologia e sistemasDomina o uso de sistemas escolares, plataformas de CRM, agendas online e ferramentas de organização, otimizando o fluxo de informações e atendimentos.Entregas e Resultados Esperados Para a PosiçãoGerenciamento eficiente de agendas e compromissosOrganiza os horários da coordenação, reuniões pedagógicas e atendimentos com responsáveis, garantindo uma rotina fluida na escola.Organização de arquivos e documentos escolaresMantém atualizado o acervo de documentos de alunos, contratos, certificados, históricos e comunicados internos – tanto físicos quanto digitais.Atendimento telefônico e recepção de visitantesRecebe alunos, pais e visitantes com cordialidade, fornecendo informações claras e realizando triagens de atendimento para os setores responsáveis.Elaboração de relatórios e apresentaçõesAuxilia na produção de relatórios de desempenho, planilhas de controle e apresentações institucionais, apoiando a gestão pedagógica e comercial.Coordenação de atividades administrativas diáriasGarante o bom andamento das tarefas rotineiras, como controle de materiais, registro de demandas e organização de rotinas operacionais.Controle de despesas e apoio ao financeiroRealiza lançamentos, conferência de pagamentos e apoio na organização de cobranças e comprovantes, junto ao setor financeiro.Gestão de correspondências e comunicações internasGerencia e distribui comunicados, avisos e documentos entre equipe, alunos e responsáveis com eficiência e responsabilidade.Suporte na organização de eventos e reuniões escolaresAuxilia na logística de eventos como semanas temáticas, workshops, formaturas e reuniões de pais, cuidando de cronogramas e materiais de apoio.Relacionamento com fornecedoresFaz contato com empresas parceiras para compra de materiais, manutenção de equipamentos e serviços diversos, mantendo o bom funcionamento da unidade.Sugestão de melhorias em processos administrativosColabora com a equipe propondo ajustes que otimizam a rotina, melhoram o atendimento e aumentam a eficiência administrativa.Sobre a EmpresaO CNA José Bonifácio, localizado na cidade de José Bonifácio, no estado de São Paulo, atua no setor educacional e se destaca no ensino de idiomas. Com um compromisso sólido com a qualidade no ensino e a formação de alunos preparados para o mundo, a escola busca atender às necessidades de seus estudantes por meio de soluções educacionais eficientes, modernas e personalizadas.Sua equipe de colaboradores é altamente capacitada, garantindo excelência no atendimento e na metodologia aplicada em sala de aula. O CNA José Bonifácio vem se consolidando como referência no ensino de idiomas na região, contribuindo para o desenvolvimento educacional e cultural da comunidade, além de estabelecer parcerias estratégicas que fortalecem sua presença e impacto no mercado local. Show more Show less