Documentação de Veículos: Um Papel Fundamental
O Assistente de Documentação é responsável por garantir que a documentação da frota esteja atualizada e organizada, permitindo uma gestão eficaz dos veículos.
Gestão da Documentação:
* Controlar e Atualizar Documentos: É responsabilidade do Assistente verificar se os documentos, como CRLV, licenciamento e seguro, estão atualizados e em dia. Isso inclui registrar alterações e atualizações nos sistemas de gestão.
* Acompanhar Vencimentos: O Assistente deve manter-se atento ao prazo de vencimento dos documentos e providenciar renovações ou atualizações necessárias dentro do período estabelecido.
* Arquivar e Manter Registros Organizados: É fundamental manter registros organizados para consulta interna e auditorias. Isso ajuda a evitar problemas futuros e facilita a busca por informações.
Documentação de Motoristas:
* Coletar e Conferir Documentos: O Assistente coleta e confere os documentos dos motoristas, como CNH, exame toxicológico e certificados de cursos obrigatórios.
* Controlar Vencimentos e Solicitar Atualizações: O Assistente acompanha o prazo de vencimento desses documentos e solicita atualizações periódicas quando necessário.
Relacionamento com Órgãos Reguladores:
* Solicitar e Acompanhar Processos: O Assistente realiza solicitações junto aos órgãos reguladores, como DETRAN, ANTT e prefeituras, e acompanha os processos para garantir a regularidade da documentação.
* Emitir e Regularizar Cadastros: Ele também é responsável por emitir e regularizar cadastros e autorizações para circulação da frota.
Suporte Administrativo:
* Prestar Suporte à Equipe Operacional: O Assistente fornece suporte à equipe operacional e aos motoristas em relação à documentação necessária para viagens e fiscalizações.
* Elaborar Relatórios e Atualizar Sistemas: Além disso, ele elabora relatórios e atualiza os sistemas de gestão documental para garantir a precisão e integridade das informações.
Atendimento a Auditorias e Fiscalizações:
* Garantir Disponibilidade da Documentação: O Assistente garante que toda a documentação esteja disponível e organizada para atender a auditorias internas e externas.
* Regularizar Pendências Documentais: Ele também atua na regularização de pendências documentais conforme exigências legais.